IT-Troubleshooting für Versicherungsmakler – Externer Berater spart 88 Prozent der IT-Kosten ein

Rund 75.000 Euro sollte die neue Hardware kosten, die ein IT-Dienst­leister dem ProService Ver­sich­erungs­makler vorschlug, um das Unternehmen vor Ausfällen und Störungen bei der Verarbeitung der täglich anfallenden Dokumente zu schützen. Ohne Gewähr, dass die auftretenden Verzögerungen dadurch auch ein Ende hätten. Zu riskant. Als neutralen Dritten beauftragte ProService die Society Solutions mit einer Analyse. Das neue Konzept sah eine Neuverteilung der vorhandenen Ressourcen und eine tägliches Backup auf einem externen Server vor – für 9.000 Euro. Der Anwenderbericht.

von Marcus Bolten, ProService Versicherungsmakler

Neben Microsoft-Produkten nutzt ProService für den E-Mail-Verkehr, Recherchen, die Pflege von Portalen oder den Schriftwechsel mit den Ver­sicher­ungen auch spezielle Programme für Ver­sicherungs­ver­waltung, Online-Banking, Finanzbuchhaltung und Zeiterfassung. Der langjährige Dienstleister des Versicherungsmaklers konnte die für eine reibungslos funktionierende EDV erforderliche, zuverlässige Be­treu­ung nicht immer gewährleisten.Insbesondere unvorhergesehene Ereignisse wie ein Krankheitsfall brachten den Zwei-Mann-Betrieb schnell in Bedrängnis. „Wir spielten deshalb seit längerem mit dem Gedanken, uns diesbezüglich Unterstützung von einer größeren Firma zu holen“, berichtet Marcus Bolten, Versicherungsbetriebswirt und Prokurist bei ProService.

Sporadische, nicht nachvollziehbare Ausfälle

Zum Zeitpunkt der Kontaktaufnahme mit Society Solutions bereiteten sporadische Ausfälle und Ver­zö­ger­ungen bei der Verarbeitung im Haus Probleme. Intern war die Empfehlung besprochen worden, zentrale Komponenten zu erneuern, was mit einer Investition von rund 75.000 Euro allein für die Hardware zu Buche geschlagen wäre. Eine Zusicherung, dass die Problematik dadurch tatsächlich zu lösen sei, gab es jedoch nicht. Als Ratgeber in dieser Angelegenheit zog man deshalb Society Solutions hinzu, die ein alternatives Konzept zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit der insgesamt neun betriebenen Systeme vorschlugen.

Die Kosten dafür beliefen sich einschließlich der Dienstleistungen auf nur rund 12 Prozent der ursprünglich veranschlagten Summe – rund 9000 Euro.”

Statusermittlung, Scan nach Defekten, Fehlerbehebung

Ausgangspunkt der Überlegungen war eine Statusermittlung einschließlich Überprüfung der zentralen IT auf eventuell vorhandene Defekte. Darauf aufbauend wurden eine Potenzialanalyse erstellt und Optimierungsvorschläge verfasst. Als Grund für die Störungen wurde dabei eine mangelhafte Anpassung des komplexen Systems an die besonderen Anforderungen des Versicherungsmaklers identifiziert. Um die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Hardware besser auszunutzen, wurde die Konfiguration, insbesondere das Laufzeitverhalten, an die bei ProService genutzten Anwendungen und System­pro­zesse angepasst. Dazu wurden die Daten auf dem Hauptserver umverteilt, Arbeitsspeicher- und CPU-Ressourcen für die Serverinstanzen neu zugewiesen, Datenbanken defragmentiert und das Windows-System überprüft. Weitere, spezielle Maßnahmen wurden mit dem Hersteller der verwendeten Software abgesprochen.

Um das Unternehmen bei künftigen Störfällen abzusichern, wurde außerdem ein allabendliches Backup der wichtigsten Programme und ihrer Inhalte auf einem von Society Solutions separat eingerichteten Server angelegt. Bereits drei Monate nach der Beauftragung konnte diese Lösung inklusive externer Backuplagerung in den Regelbetrieb übergeführt werden.

Backups retten den Betrieb, IBM muss helfen

Acht Monate später erwies sich das Einrichten einer Datensicherung als die richtige Entscheidung, da die zentrale Storage aufgrund einer nicht-dokumentierten Konstellation von Festplatte, Betriebssoftware und Storage-Area-Network an einem Wochenende ausfiel. Der Haupt-IT-Dienstleister von ProService konnte in dieser außergewöhnlichen Situation nicht weiterhelfen.

Erst auf Level vier des IBM-Supports wurde die Ursache erkannt. Als absehbar war, dass die Anlage für mehrere Tage ausfallen würde, konnte auf das Backup zugegriffen werden, um das Mail- sowie das Versicherungsverwaltungsprogramm als wichtigste Werkzeuge des Maklerunternehmens auf einen neu erworbenen, dritten Server zurückzuspielen.

Bereits wenige Stunden nach Alarmierung von Society Solutions war am Montagabend der Betrieb soweit gewährleistet, dass die Arbeit ‒ sofern sie die Kommunikation mit Kunden und Versicherern betraf ‒ fortgesetzt werden konnte. Am Dienstag waren alle Systeme wieder in Betrieb und die alte Anlage stand an Tag vier wieder zur Verfügung.aj