Für Krankenversicherer: E-Mails unkompliziert und rechtskonform archivieren

Der Hannover Krankenkassenspezialist itsc bietet eine integrierte Lösung zur E-Mail-Archivierung für Krankenkassen. Die E-Mail-Archivierungslösung soll vollständig rechtskonform sein und alle Leistungen „On-Demand“ zu Verfügung stellen. Zudem habe sie eine direkte Anbindung an das Kernsystem iskv_21c. Für Kassen sei das ein nicht unerheblicher Vorteil – denn so ist eine Weiterverarbeitung oder auch der Zugriff auf bereits archivierte Mails direkt und ohne Medienbrüche möglich.

Basis der Lösung sei eine moderne Client-Server-Architektur: Dazu wurden die bestehenden Sachbearbeiter-Arbeitsplätze um ein Outlook-Plug-In erweitert. Mit sollen per Knopfdruck E-Mails klassifiziert, auf relevante Inhalte wie bspw. Kunden- oder Versicherungsnummer durchsucht und diese Informationen extrahiert, auf nicht zusammenhängende und im Dokument verteilte Informationen durchsucht, diese sicher erkannt, inkl. der Anhänge in das Archivformat PDF/A konvertiert und qualifiziert elektronisch signiert und schließlich an das Archivsystem übergeben werden.

Die extrahierten Daten können genutzt werden, um direkt aus Outlook heraus Informationen zur Aufgabenerstellung und -steuerung an iskv_21c zu übergeben sowie Kontakthistorieneinträge zu generieren. Die benötigten Server-basierten Funktionen werden per Webservice aufgerufen.

Ergänzend zum individuellen Aufruf aus Outlook stehen alle Funktionen optional auch im Batch zur Verfügung, sodass sich die Lösung ebenfalls zur „Dunkelverarbeitung“ eignen soll. E-Mails aus persönlichen und zentralen Mailboxen können automatisch und zuverlässig in die Unternehmensarchivierung integriert werden. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aufbewahrungsform kommt die integrierte Lösung von OpenLimit und InovoO zum Einsatz.

Rechtsichere Nachvollziehbarkeit

Mit dieser gemeinschaftlichen Lösung kann die Beweiskraft in Form der Integrität und Authentizität aller archivierten Daten sichergestellt werden. Im Bedarfsfall können alle archivierten Inhalte zu einem beliebigen Zeitpunkt vor Gericht entsprechend den Anforderungen des BVA dargelegt werden.

Umgesetzt wurde die Lösung durch die Integration der OpenLimit Signatursoftware in NOVO Mail von InovoO. OpenLimit steht für den “sicheren elektronischen Handschlag” und ermöglicht mit seinen Technologien, dass Menschen und Maschinen weltweit sicher, nachweisbar und identifizierbar kommunizieren können. InovoO bietet plattformunabhängige Lösungen und Dienstleistungen für die Optimierung und Automatisierung des Input Managements für Brief, Fax, E-Mail und Mobiler Kommunikation.