ANWENDUNG: DOCUMENT MANAGEMENT22. Sep. 2015

Helvetia setzt auf Cloud-Technologie: Verwaltungsrat hat keine Lust auf Papier

iPAD statt Sitzungspapiere: Die Helvetia nutzt cloud-Technologie für die SpeicherungBrainloop
iPAD statt Sitzungspapiere: Die Helvetia nutzt cloud-Technologie für die SpeicherungBrainloop

Sitzungs­pa­pie­re aus­dru­cken und ver­sen­den? Der Verwal­tungs­rat der Helvetia macht das nicht mehr – man setzt dort mittlerweile auf das Collabo­rati­on-Tool „Secure Boardroom für Verwal­tungs­räte“ ein. Bei der Zu­sammenarbeits­lösung wer­den die Sitzungs­un­terla­gen – wie Her­stel­ler und Anbieter Brainloop sagt – in der hoch­si­che­ren Schwei­zer Cloud ge­teilt, be­arbeitet und in ei­ner selbstge­stalte­ten Struktur ar­chiviert. Der Helvetia/Brainloop-Anwendungs­bericht.

von Birgit März, Director Corporate Communications bei Brainloop

Beim „Brainloop Secure Boardroom“ greifen die Verwaltungsräte mit dem iPad auf die Dokumente zu und können diese auch im Offline-Modus bearbeiten – denn die Dokumente werden laufend auf dem Gerät repliziert. Ein integriertes Tool für elektronische Abstimmungen erlaubt es außerdem, Zirkulationsbeschlüsse zu fällen und die Resultate revisionsgerecht abzulegen.

Christophe Niquille, Generalsekretär des Verwaltungsrates bei HelvetiaHelvetia
Christophe Niquille, Generalsekretär des Verwaltungsrates bei HelvetiaHelvetia

„Früher mussten für die Sitzungen des Verwaltungsrates jedem einzelnen Teilnehmenden die Unterlagen ausgedruckt zugestellt werden. Dies war logistisch aufwendig, stehen doch nicht selten Dokumente erst kurz vor den Sitzungsterminen zur Verfügung“, sagt Christophe Niquille, Generalsekretär des Verwaltungsrates bei Helvetia. „Aus Compliance-Gründen dürfen wir die Informationen aber nicht unverschlüsselt versenden.“ Hinzu kommt, dass der größte Teil der Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg befördert werden muss, kommen doch die Mitglieder des Aufsichtsgremiums üblicherweise von außerhalb des Unternehmens.

Zwar hätte theoretisch die Möglichkeit bestanden, mit dem bestehenden Datenbanksystem hochsichere Kommunikation auch per E-Mail zu betreiben. Eine solche in der Praxis mit allen technischen und rechtlichen Aspekten auch umzusetzen, hätte jedoch ein IT-Projekt nach sich gezogen, das Ressourcen benötigt und wohl auch einige Zeit benötigt hätte. 

Grundvoraussetzung: Dokumente sollten überall verfügbar sein

Niquille machte sich auf die Suche nach einer Lösung, die hochsicher sein sollte und schnell aufgesetzt werden kann. Dieses schnelle Aufsetzen setzt auch voraus, dass eine solche Lösung nicht mit der übrigen Unternehmungs-IT verknüpft ist. Eine solche Verknüpfung ist für den Verwaltungsrat – im Gegensatz ggf. zur Geschäftsleitung – nicht unbedingt notwendig. Sie sollte jederzeit von überall auf der Welt und auf iPad verfügbar sein. Schließlich evaluierte er drei Lösungen näher.

K.O. Kriterien: US-Regulierungen & zwingende Anbindung an Produktivsysteme

Eine konkurrierende Lösung flog aus dem Rennen, weil sie den Datenschutzbestimmungen der USA unterworfen gewesen wäre. Dies kommt selbstredend für ein Schweizer Versicherungsunternehmen nicht in Frage. Die andere fiel aus dem Rennen, weil sie eher als Informationssystem eines Großrechnerumfeldes konzipiert und damit ohne direkte Schnittstelle zu den produktiven IT-Systemen wenig Sinn gemacht hätte. Außerdem sei das User-Interface auf dem Tablet wenig attraktiv gewesen. „Die Lösung von Brainloop erschien uns stark und gleichzeitig sehr einfach zu bedienen“, begründet Niquille seine Wahl. Man startete mit ein paar VR-Mitgliedern, die bereit waren, das neue System auf dem iPad einzusetzen.

Den Verwaltungsräten stand es frei, mitzumachen oder (vorläufig) mit Papier weiterzuarbeiten. Als Anreiz zur Umstellung wurde denjenigen, die noch nicht mit einem iPad arbeiteten, ein solches Gerät in Aussicht gestellt.

Trotz Skepsis: ohne Testbetrieb und Pilotphase

Einen eigentlichen Testbetrieb gab es nicht. Man hat aber gemeinsam mit Vertretern von Brainloop den Datenraum eingerichtet, Rechte vergeben etc. Und selbstverständlich wurde Niquille als Administrator mit den wichtigsten Funktionen vertraut gemacht. Aber die eigene IT-Abteilung musste bei der Einführung des Cloud-Dienstes nicht beigezogen werden. So begann man denn auch sofort, damit zu arbeiten. Allerdings gab es schon auch Skepsis, in Zukunft alle Akten auf dem iPad zu haben. Einige VR-Mitglieder konnten sich anfangs nur begrenzt dafür erwärmen, gehören sie doch aufgrund ihres Alters nicht unbedingt zu den Digital Natives. Dennoch wagten immer mehr den Schritt. „Es ist ja auch keine Hexerei. Wenn jemand bei einer Funktion Hilfe braucht, genügte ein Anruf beim Support“, sagt er. „Schließlich wurde das neue Kommunikationsystem zum Selbstläufer“, so Niquille. Innerhalb weniger Wochen waren alle aus dem Verwaltungsrat aufgeschaltet.

Autorin Birgit März, Brainloop
Birgit-Maerz-800Birgit März ist Director Corporate Communications bei Brainloop. Die diplomierte Betriebswirtin sammelte Berufserfahrungen in vorwiegend mittelständischen Unternehmen der Softwarebranche sowie als Unit Manager Marketing bei der Brain Force Software. Ihre Aufgabengebiete umfassten u.a. die Bereiche Corporate Communications.
Heute arbeiten rund 40 Personen mit Brainloop Secure Boardroom. Benutzer sind neben Verwaltungsräten auch die Geschäftsleitung sowie deren Stellvertreter oder Assistenten. „Die Akzeptanz der Benutzer ist in der Tat sehr gut – eine sehr wichtige Voraussetzung, damit eine Software-Lösung auch eingesetzt wird.“ Dazu beigetragen habe sicher auch das benutzerfreundliche User-Interface, meint Niquille.

Wichtigster Punkt:
Keine Passwörter und keine Gedanken um Verschlüsselung

„Entscheidend aber ist, dass wir uns nicht mehr um die Verschlüsselung kümmern müssen. Wir sind jetzt frei von umständlichen Passwortlisten“, freut sich Niquille. „Die Benutzerrechte werden einmal eingestellt, danach kümmert sich das System mit zweifacher Authentifizierung um den sicheren Transport und die Aufbewahrung der Unterlagen. Außer zum Versenden und Speichern von vertraulichen Dokumenten kommt der Dienst auch für Beschlussfassungen zum Einsatz. „Revisionssichere Protokollierung und digitale Beschlussfassung spielen in der Anwendung neben dem sicheren Versenden und Speichern von vertraulichen Dokumenten eine große Rolle. Deshalb bring uns die Lösung bei der täglichen Arbeit eine große Erleichterung“, resümiert Niquille.

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