SB & FILIALE31. Jul. 2015

Leichtere Prozesse durch IT-gestützte Bargeldprozesse

Bernd HohlfeldALVARA Cash Management Group
Bernd HohlfeldALVARA Cash Management Group

Finanzinstitute und Bargeld sind untrennbar mit einander verbunden. Einfach ist diese „Ehe“ nicht. Vielmehr kämpfen die Institute mit zahlreichen Herausforderungen. Eine Baustelle etwa ist die Gefahr der Veruntreuung von Kundengeldern durch die beauftragten Wertdienstleister. Mit dem Einsatz einer integrierten IT-Lösung über die Bargeld-Prozesskette hinweg bis zum Verbuchen der Kundengelder ergeben sich für Banken und Sparkassen viele nutzenstiftende Möglichkeiten. Alvara-Vorstand Bernd Hohlfeld skizziert im Gastbeitrag, welche Chancen die Alvara-IT-Lösungen eröffnen und welche Szenarien zukünftig umsetzbar sein werden.

von Bernd Hohlfeld, Vorstand von Alvara

Bernd Hohlfeld
Bernd Hohlfeld, geboren und auf­gewach­sen in Sach­sen, ist gelern­ter Ma­schi­nen- und Anla­genmon­teur. Nach 6jähr­igem En­gagement bei Wie­nert & Co. in Leipzig, bei der er zuletzt als Be­reichslei­ter Cash-Cen­ter in der Un­ternehmens­gruppe tätig war, gründe­te Bernd Hohlfeld 1996 die CMS Cash Management Systeme GbR, aus wel­cher 2007 die ALVARA Cash Management Group AG hervor­ging. Als Gründungs­mit­glied und Vor­stand der ALVARA ver­antwortet er seit Gründung des Un­ternehmens den Be­reich der kauf­männi­schen Ge­schäftsführung.
Viele Institute hatten bis zu dem großen und medienpräsenten Schadensfall im Jahre 2006 keine umfassende Transparenz über ihre Bargeldprozesse und somit auch nur wenig Kontroll- und Überwachungsmöglichkeiten. Dies lag zum Teil an der fehlenden Softwareunterstützung und den folglich manuell aufwändigen Tätigkeiten in der Bargeldlogistik.

Moderne Software macht durch die automatisierte Datenübernahme bis hin zur eigentlichen Buchung eine Prozesserleichterung sichtbar, von der Finanzinstitute profitieren. Und zwar unabhängig davon, ob sie über eine eigene Hauptkasse verfügen oder das Bargeldhandling einem Wertdienstleister überlassen. Mittels der eingesetzten Software lassen sich darüber hinaus je nach Bedarf des einzelnen Kreditinstituts weitere Features nutzen, wie beispielsweise die Ergänzung des Systems für die Bestellung von Münz- und Notengeld um die softwaregestützte Bestellung von Sorten. 

Die CashEDI-Herausforderung

Schwierig war die Einführung von CashEDI durch die Bundesbank. Auf einmal mussten bis dato manuelle Prozesse rund um die Geldbestellung und -abgabe bei der Bundesbank elektronisch durchgeführt werden. Die Entscheidungen der Bundesbank führten ohnehin immer wieder zu Prozessveränderungen. Das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) etwa machte durch die Kündigung der Wertdienstleister-Konten bei der Bundesbank und der damit verbundenen Einführung von Normcontainern ein vollständiges Umdenken in der Münzgeldbearbeitung notwendig. In diesem Rahmen entstanden beispielsweise Poolbanken, die eine Vermarktung des Münzgeldes in Verbindung mit den Wertdienstleistern umgesetzt haben. Auch die Schließung von vielen Bundesbank-Filialen trug dazu bei, dass es in Bargeldlogistikfragen komplex blieb. Für die Institute war diese Entwicklung untrennbar mit längeren Transportwegen und höheren Logistikkosten verbunden. 

Doch nicht nur die Bundesbank, auch die Wertdienstleister forderten die Kreditwirtschaft. Durch die zunehmende Konsolidierung im Wertdienstleister-Markt etwa kämpft manche Region mit einem zu geringen Wettbewerb zwischen den Anbietern. Diese Monopolbildung führt zu einer ungesunden Abhängigkeit der Institute von ihren Dienstleistern und zu unübersehbaren Preissteigerungen.

Auch daraus resultierende Problemstellungen bereiten den Verantwortlichen in Banken und Sparkassen Kopfzerbrechen: Seien es die wegbrechenden Erträge im Anlagen- und Kreditgeschäft oder die steigenden Kosten auf Seiten der Dienstleister: Mehr denn je gilt es, neue Ertragspotenziale auszuloten und Kostensenkungspotenziale auszuschöpfen.

Auf der Suche nach Lösungen

Insbesondere Sparkassen und Volks- und Raiffeisenbanken, die ihren Regionen verpflichtet sind, spüren seit Jahren deutliche Veränderungen: Immerhin werden manche Dienstleistungen, wie etwa das Münzgeldgeschäft, von Großbanken nur noch sehr eingeschränkt angeboten.

ALVARA Cash Management Group
ALVARA Cash Management Group

Mit Blick auf die zu bewältigenden Aufgaben, nehmen viele Institute externe Hilfe in Anspruch und beauftragen Beratungsunternehmen. Jene haben gemeinsam mit Banken und Sparkassen die notwendigen Stellschrauben gedreht, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Doch die Potenziale sind weitgehend erschöpft: Die Personal- und Sachkosten sind inzwischen so optimiert, dass kaum noch weitere Einsparungen möglich sind. Darum konzentrieren sich viele Institute nun verstärkt auf die Optimierung ihrer Bargeldprozesse und entdecken, dass praxisbewährte IT-Lösungen dabei eine wesentliche Stütze sein können – nicht nur bei der Entgegennahme von Bargeld! Es sind vielmehr die vor- und nachgelagerten Prozesse, die es den Instituten schwer machen. Beispielsweise gestalten sich die Geldbearbeitung in der Hauptkasse und die Verbuchung der ausgezählten Gelder sehr aufwändig. Aber auch die Kontrolle und Überwachung des Datenaustauschs zwischen Systemen des Finanzinstitutes und des Wertdienstleisters binden Ressourcen. Gleichzeitig ist das Zusammenspiel zwischen den unterschiedlichen IT-Lösungen für die Geldbestellung und –abgabe wie etwa Cash Management-Optimierungssoftware, Lotus Notes, Fax und Mail schwierig.
IT-Unterstützung bewährt sich

Um die Bargeldtransportkosten zu reduzieren und Geldbestellungen effizienter zu gestalten, setzen Banken und Sparkassen in der Regel auf eine Cash-Optimierungssoftware. Geht es aber darum, den Automatisierungsgrad im Barzahlungsverkehr insgesamt zu erhöhen, kommen Anwendungen wie beispielsweise Alvara Interactive Cash Control (ICC) zum Einsatz, da sie die wiederholte manuelle Erfassung von Kundendaten, Zähldaten und Buchungsdatensätzen überflüssig machen. Zentrale Erfassungssysteme schaffen zudem die Protokollierung, Auswertung und Weiterleitung an die nachgelagerten Systeme des Wertdienstleisters, der Bundesbank und der Hauptkasse ohne Medienbrüche.

Neben der reinen Prozessunterstützung können Softwarelösungen dabei helfen, das Münzgeldhandlung neu auszurichten. Mit dem Alvara MünzMarktplatz haben Finanzinstitute beispielsweise ein alternatives Instrument zur Einführung von Gebühren – und schaffen es gleichzeitig, die Mitarbeiter in den Filialen von Tätigkeiten, wie Geldausgabe zu entlasten. Sowohl Wertdienstleister als auch Banken und Sparkassen (z.B. Sparkasse Fürstenfeldbruck) nutzen die Möglichkeiten bereits und profitieren von den erhofften Effekten. So wirkt sich die Generierung neuer Erträge durch den Verkauf von Münzüberschüssen an Handelsunternehmen positiv auf die eigene Bilanz aus. Zudem ist die elektronische Darstellung des ausgelagerten Münzgeldpools beim Wertdienstleister inklusive aller Geldbestellungen und Geldeingänge möglich. Damit schaffen Banken und Sparkassen gleichzeitig eine revisionssichere Dokumentation.

Schließlich bewähren sich IT-Lösungen als wesentliche Stütze mit Blick auf die seit 2007 notwendige CashEDI-Zertifizierung für Einzahlungen und Auszahlungen gegenüber der Bundesbank. Mit Hilfe marktbewährter Anwendungen gelingt die elektronische Übermittlung der Daten über die Geldbestellung/-abholung an den Wertdienstleister für Transport und Kommissionierung ebenso automatisch wie die Bundesbank-Bestätigungen.

IT ist mehr als Software

IT-Unterstützung bedeutet allerdings weit mehr als die Integration neuer Softwarelösungen. So ist beispielsweise auch die bessere Vernetzung von Technik und IT wichtiger denn je. Sie birgt allerdings Stand heute noch viel Optimierungspotenzial. Da wo heute noch Auszählungs- und Einzahldaten von Zählmaschinen und Einzahlern mit Hilfe manueller Prozesse ihren Weg in das Zielsystem finden, lässt sich mit automatischen Schnittstellen eine fehlerfreie Datenübermittlung realisieren. Buchungsvorgänge zum Beispiel können somit automatisch angestoßen und auf deren Monitoring reduziert werden.

Ebenfalls bewährt haben sich Entwicklungen, die alte und neue IT-Lösungen verbinden helfen. So lassen sich heute zum Beispiel Lotus-Notes-Systeme an zertifizierte CashEDI-Datenkonvertierungsschnittstellen anbinden. Auf diese Weise bleibt den Mitarbeitern ihre gewohnte IT-Umgebung erhalten, während sie gleichzeitig durch die nachfolgende und automatische Datenverarbeitung Entlastung spüren.

Datenübermittlung in Drittsysteme ist unerlässlich

In Anbetracht der aktuellen Herausforderungen, ist ein Verschlanken der heutigen Prozesse durch Softwareunterstützung und Datenübermittlung in Drittsysteme unerlässlich – schon allein, um ein wiederkehrendes manuelles Erfassen von Daten und die damit verbundenen Aufwände zu vermeiden. Um diesem Ziel ein Stück näher zu kommen, können Banken und Sparkassen auf bewährte IT-Lösungen zurückgreifen. Auch in anderen Themenfeldern, wie etwa der Münzgeldbearbeitung bietet die IT Alternativen. Bedienen sich Banken und Sparkassen dieser Möglichkeiten und schaffen sie ein gelungenes Zusammenspiel innerhalb der eingesetzten Lösungen, können sie den suboptimalen Rahmenbedingungen deutlich ruhiger entgegensehen.

Sie finden diesen Artikel im Internet auf der Website:
http://www.it-finanzmagazin.de/?p=18262
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