concedro stellt mit GuidelinePro ein neues System auch zum Managen von Richtlinien vor

concedro will Banken und Finanzdienstleister mit dem System “GuidelinePro” beim Erstellen, Verwalten und Verteilen textbausteinbasierter Dokumente unterstützen. Das System schließt dem Anbieter zufolge die aktuelle Lücke in der Digitalisierung des Dokumentenbereichs und erhöhe revisionsfreundlich die Compliance der anwendenden Unternehmen. Ers­ter Nut­zer ist der GE­NO Bro­ker, der sei­ne Or­ga­ni­sa­ti­ons­hand­bü­cher auf die Platt­form mi­griert hat und sie dort ver­wal­tet. Im zwei­ten Schritt plant der zur ge­nos­sen­schaft­li­chen Fi­nanz­grup­pe ge­hö­ren­de On­line-Bro­ker die Mi­gra­ti­on wei­te­rer Do­ku­men­ten­ar­ten auf das System.

Mit der webbasierten Software “GuidelinePro” ermögliche concedro (Website) das Erstellen, Verwalten und Verteilen komplexer Dokumente auf einer zentralen Plattform ohne Medienbrüche. Der Richtlinien-Manager schließt die aktuell bestehende Lücke zwischen Textverarbeitungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Software soll Banken und Finanzdienstleister dabei unterstützen, den zunehmenden regulatorischen Anforderungen zu begegnen.

Die neue Software gebe jederzeit einen Überblick über den aktuellen Status der Dokumente und Textbausteine. Es ermöglicht das revisionskonforme Erstellen von Dokumenten, unter anderem Compliance-Richtlinien, Prozessbeschreibungen und Verträgen. Ein „Golden-Source-Ansatz“ verhindert dabei, dass Nutzer versehentlich auf Basis veralteter Versionen arbeiten. Durch seine voll digital laufenden Prozesse unterstütze das System Kollaborationen – auch mit externen Beteiligten. Überdies steigert es die Effizienz der Workflows, indem es das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokumentes ermöglicht.

Die IT-Infrastruktur von Banken und Finanzdienstleistern muss den steigenden Compliance-Anforderungen Rechnung tragen. GuidelinePro erhöht die Compliance seiner Nutzer, indem es die Dokumentenbearbeitung über den gesamten Lebenszyklus mit einem Golden-Source-Ansatz auf einer Plattform zentralisiert – medienbruchfrei, performant und revisionskonform.“

Armin Binsteiner, Geschäftsführer concedro

GuidelinePro verbessere zudem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und reduziere Kosten sowie Komplexität, indem es Informationen über standardisierte und individuelle Textbausteine zur Verfügung stellt und schnelle Zugriffe auf die im System vorhandene Texte beziehungsweise Dokumente erlaubt. Geregelte Zugriffsrechte und automatisch protokollierte Vorgänge erhöhen die Compliance und senken Risiken.

Die Software verfolgt einen Textbaustein-Ansatz und soll effektivere Arbeitsprozesse und eine zentrale Datenablage bieten. Das steigere Transparenz und Qualität der Abläufe und verbessere das Verständnis der Mitarbeiter für die Geschäftsabläufe. Darüber hinaus erlaubt sie definierte Zuständigkeiten und zielgerichtete Kommunikation, so concedro.

GENO Broker plant Ausbau

Erster Anwender von GuidelinePro ist der zur genossenschaftlichen Finanzgruppe gehörende GENO Broker, der die Software über Linux als Docker-Container betreibt. Seit 2022 setzt er den Richtlinien-Manager ein und plant, die Nutzerbasis zu verbreitern. Der Online-Broker hat seine Organisationshandbücher auf die Plattform migriert und verwaltet sie ausschließlich dort. Im zweiten Schritt plant der zur genossenschaftlichen Finanzgruppe gehörende Online-Broker die Migration weiterer Dokumentenarten auf das System.

Wir haben errechnet, dass wir durch die Einführung von GuidelinePro auf Jahressicht eine halbe Vollzeitstelle einsparen können. Noch wichtiger ist für uns jedoch, dass der Richtlinien-Manager unsere Compliance spürbar erhöht.“

Karin Steffens, Leiterin Business Management  des GENO Brokers

GuidelinePro erlaubt concedro zufolge ein bedarfsabhängiges Hardware-Sizing und eignet sich damit auch für mittlere und große Finanzinstitute. Das System kann als zentrales Dokumentenerstellungs-Tool dienen. Außerdem lässt es sich im Intellectual-Property- (IP-) und Non-Disclosure-Agreement- (NDA-) Management einsetzen und im Verwalten von Richtlinien.aj