Greifbare Resultate: Per “Digital Excellence Sprint” zu besseren IT-Projekten

Damit Digitalisierungsinitiativen erfolgreich verlaufen, müssen sämtliche Stakeholder mit vereinten Kräften auf ein klar definiertes Ziel hinarbeiten. Die notwendigen Voraussetzungen hierfür schafft ein “Digital Excellence Sprint” direkt zu Projektbeginn. Das “Warum” erklärt

Roland Guelle, VP Technology Avenga

Banken und Ver­si­che­run­gen hier­zu­lan­de müs­sen ih­re di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on mit höchs­ter Prio­ri­tät vor­an­trei­ben, denn An­bie­ter mit an­spre­chen­den On­line-An­ge­bo­ten ha­ben nicht nur der­zeit, son­dern auch in Zu­kunft ei­nen er­heb­li­chen Wett­be­werbs­vor­teil. Schon seit Jah­ren zei­gen Stu­di­en wie der World In­suran­ce Re­port (Link), dass Ver­brau­cher im­mer stär­ker auf di­gi­ta­le Ka­nä­le set­zen, sei es um an In­for­ma­tio­nen zu kom­men, Ver­si­che­rungs­pro­duk­te zu kau­fen oder Trans­ak­tio­nen zu tä­ti­gen – und zwar ge­ne­ra­ti­ons­über­grei­fend. Co­ro­na hat die­sen Trend noch ein­mal er­heb­lich verstärkt.

Doch ob es nun um Operational Excellence, User Experience oder die Entwicklung neuer Angebote und Geschäftsmodelle geht, bislang sind die Erfolge der deutschen Finanzbranche in Sachen Digitalisierung überschaubar. In der Untersuchung „Potenzialanalyse Reality Check Digitalisierung“ (Link) beispielsweise gaben 41 Prozent der befragten Vertreter aus Banken, Versicherungen und sonstigen Finanzdienstleistern zu Protokoll, dass sie sich nicht auf Augenhöhe mit dem internationalen Wettbewerb fühlen. Das war deutlich mehr als in den anderen befragten Branchen.

Hohe Komplexität und menschliche Dimension als Herausforderungen

Eine zen­tra­le Her­aus­for­de­rung für die Fi­nanz­bran­che ist zwei­fel­los die ho­he Kom­ple­xi­tät ih­rer IT-Pro­jek­te. Die zahl­lo­sen vor­han­de­nen IT-Sys­te­me im Un­ter­neh­men sind meist his­to­risch ge­wach­sen, zwi­schen ih­nen be­steht ei­ne Un­men­ge an Ab­hän­gig­kei­ten und die Sta­ke­hol­der aus ver­schie­de­nen Ab­tei­lun­gen ha­ben Wün­sche und An­for­de­run­gen, die oft un­ter­schied­lich, ge­gen­läu­fig oder so­gar nicht mit­ein­an­der ver­ein­bar sind. Si­cher­lich nicht die ein­fachs­ten Vor­aus­set­zun­gen für ein er­folg­rei­ches IT-Pro­jekt. Wie kann es den­noch gelingen?

Entgegen der naheliegenden Annahme, dass IT-Projekte wegen technologischer Beschränkungen scheitern, tun sie das in Wirklichkeit weitaus häufiger aufgrund der involvierten Stakeholder. Diverse Studien (Link) zeigen:

Damit Digitalisierungsinitiativen erfolgreich verlaufen, braucht es die Zustimmung und Unterstützung aus verschiedenen Unternehmensbereichen (Fachabteilungen und Top-Management), die Einbindung der Endnutzer und klare Anforderungen.”

Fehlender Support, Uneinigkeit sowie häufig wechselnde oder uneindeutige Zielvorgaben hingegen schmälern die Aussichten auf Erfolg signifikant.

Die Technologie ist wichtig, aber die menschliche Dimension (…) ist in der Regel der entscheidende Faktor,“

bringen es die Autoren der Untersuchung „Flipping the Odds of Digital Transformation Success“ (Link) auf den Punkt.

Erhebliche Kommunikationsprobleme zwischen Stakeholdern

Um die Ak­zep­tanz und so­mit die Chan­cen für ein er­folg­rei­ches Pro­jekt zu er­hö­hen, gilt es dar­um, mög­lichst schnell sämt­li­che Sta­ke­hol­der zu iden­ti­fi­zie­ren, an­schlie­ßend das an­ste­hen­de Vor­ha­ben so­wie not­wen­di­ge Zu­satz­in­for­ma­tio­nen trans­pa­rent zu kom­mu­ni­zie­ren und die Be­trof­fe­nen in für sie wich­ti­ge Ent­schei­dun­gen mit ein­zu­be­zie­hen. Der Vor­teil: Durch die frü­he In­vol­vie­rung wird das Er­geb­nis nicht mehr zu et­was, dass ih­nen pas­siert, son­dern zu et­was, an dem sie selbst be­tei­ligt waren.

Neben den be­reits er­wähn­ten kon­kur­rie­ren­den Be­dürf­nis­sen der ver­schie­de­nen In­ter­es­sen­grup­pen be­steht ei­ne be­son­de­re Her­aus­for­de­rung oft­mals dar­in, die pro­zes­sua­len fach­li­chen An­for­de­run­gen aus dem Busi­ness mit den tech­ni­schen Ge­ge­ben­hei­ten der vor­han­de­nen IT-Sys­tem­land­schaft in Ein­klang zu brin­gen. Er­schwe­rend kommt hin­zu, dass die Ver­tre­ter aus Fach- und IT-Ab­tei­lun­gen auf­grund ih­rer un­ter­schied­li­chen Ar­beits­wel­ten häu­fig ei­nen der­art un­ter­schied­li­chen Be­zugs­rah­men ha­ben, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen ih­nen schwerfällt, selbst wenn sie ge­wollt und die Mög­lich­keit da­zu – et­wa in ge­mein­sa­men Mee­tings – theo­re­tisch ge­ge­ben ist.

So fehlt im Ver­trieb bei­spiels­wei­se häu­fig das Ver­ständ­nis für tech­ni­sche Zu­sam­men­hän­ge, die IT hin­ge­gen ist von den Kun­den und ih­ren si­tua­ti­ons­spe­zi­fi­schen Be­dürf­nis­sen oft zu weit ent­fernt. Liegt der Fo­kus bei der Ent­wick­lung je­doch auf dem Nut­zungs­po­ten­zi­al der Tech­no­lo­gie an­statt auf dem Mehr­wert für spä­te­re An­wen­der, ent­ste­hen fast zwangs­läu­fig kom­pli­zier­te Pro­gramm­un­ge­heu­er mit ei­ner mi­se­ra­blen Nut­zer­er­fah­rung, die spä­ter nie­mand ger­ne nutzt.

Digital Excellence Sprint führt Ziel deutlich vor Augen

Um Missverständnisse zu vermeiden, die entweder zu Qualitätsverlusten oder sogar zum kompletten Abbruch von Digitalisierungsprojekten führen, muss der Kommunikationsgraben zwischen Business und IT überwunden werden.”

Nur so lässt sich sicherstellen, dass alle gemeinsam auf das gleiche Ziel hinarbeiten. In diversen Projekten haben wir die Erfahrung gemacht, dass dies am besten mittels eines Machbarkeitsnachweis gelingt, der direkt zu Projektbeginn in einem Digital Excellence Sprint (Link) umgesetzt wird und die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder berücksichtigt.

Mit dem Proof of Concept (POC) gehen mehrere Benefits einher:

1. Das Einfügen des funktionalen Prototyps in die Systemlandschaft belegt die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens unter der Berücksichtigung der vorhandenen Gegebenheiten.
2. Die frühzeitige Involvierung aller relevanten Stakeholder erhöht die allgemeine Akzeptanz für das Projekt, da alle das berechtigte Gefühl haben, ihre Ideen und Wünsche mit einbringen zu können.
3. Entwickler, Projektmanager und Endanwender müssen ihre Vorstellungen nicht länger theoretisch diskutieren, sondern können gewünschte Änderungen oder Vorschläge inklusive der damit einhergehenden technischen Konsequenzen praktisch demonstrieren.
4. Selbst negative Rückmeldungen können als wichtige Lernerfahrung dienen und dem späteren Projekterfolg zuträglich sein. Im Gegensatz zu späteren Zeitpunkten sind die Kosten sogar bei kompletten Fehlschlägen verschwindend gering.

Sehen ist Silber, Erfühlen ist Gold

Die Praxis zeigt:

Da IT-Projekte zusehends anspruchsvoller werden, lassen sich ihre Anforderungen in PowerPoint-Folien und Excel-Listen nicht länger adäquat darstellen. Um den Abstraktionsgrad für alle Stakeholder zu minimieren, braucht es daher einen neuen Ansatz.”

Durch einen POC, der direkt zu Projektstart in einem Digital Excellence Sprint realisiert wird, haben alle Stakeholder die Möglichkeit, die neue Software auszuprobieren, virtuell zu erfühlen und somit zu verstehen. Zu den Avenga-Kunden, die vom Einsatz der beschriebenen Methodik bereits profitiert haben, gehören beispielsweise die Allianz, HDI und die Uelzener Versicherungen.Roland Guelle, Avenga