KI im Dokumentenmanagement: Versicherungen erschließen ungenutzte Datenbestände

In der Versicherungswirtschaft ist die strukturierte Aufbereitung von Informationen nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der regulatorischen Sicherheit. Rund 90 Prozent der in Versicherungsunternehmen vorhandenen Daten liegen unstrukturiert vor – in Form von Gutachten, Schadensberichten, Policen oder E-Mail-Korrespondenz. Bislang bleiben diese Bestände weitgehend ungenutzt. Mit dem Einsatz von KI-basierten Dokumentenmanagementsystemen zeichnet sich nun eine technologische Wende ab, die sowohl Prozesse beschleunigen als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen soll.

Während klassische Systeme vor allem der Archivierung dienten, gehen KI-gestützte Plattformen einen Schritt weiter: Sie extrahieren Informationen automatisch, klassifizieren Inhalte und strukturieren diese für konkrete Arbeitsprozesse. Der US-Anbieter Box gehört zu den Anbietern, die diesen Ansatz verfolgen. Damit wird aus bislang unüberschaubaren Datenmengen verwertbares Wissen, das in zentralen Funktionsbereichen eingesetzt werden kann – vom Underwriting über das Schadensmanagement bis hin zur Compliance.

Im Underwriting binden bisher vor allem manuelle Routinen wie die Sichtung umfangreicher Dokumente und die Abstimmung von Zahlungen erhebliche Ressourcen. KI-Agenten können diese Aufgaben übernehmen, indem sie Daten automatisch aus Berichten, Policen oder Anhängen extrahieren und für die Risikoprüfung aufbereiten. Das ermöglicht Underwritern, sich stärker auf die eigentliche Risikobewertung zu konzentrieren. Ergebnisse werden präziser, Policen lassen sich schneller ausstellen.

Automatisierung in der Schadensbearbeitung

Den größten Hebel erwarten Experten im Schadenmanagement. Hier können KI-Systeme eingereichte Schadensmeldungen analysieren, fehlende Unterlagen automatisch beim Kunden anfordern oder mithilfe von Bildanalyse Schäden auf Fotos identifizieren und erste Kostenschätzungen erstellen. Auch die Kommunikation mit externen Dienstleistern lässt sich teilautomatisiert abwickeln: Ein KI-Agent kann Reparaturwerkstätten ansprechen, Kostenvoranschläge vergleichen und Termine koordinieren. Damit reduziert sich die Bearbeitungszeit von Schadensfällen potenziell von mehreren Wochen auf wenige Stunden.

Neben der Effizienzsteigerung ist die Einhaltung regulatorischer Vorgaben ein zentraler Treiber für den Einsatz von KI im Dokumentenmanagement. Gerade in stark regulierten Branchen wie der Versicherungs- und Finanzwirtschaft ist Compliance ein zentrales Thema. Box setzt hier auf eine Enterprise-Architektur, die Datenschutz und Sicherheit in den Vordergrund stellt. KI-Agenten übernehmen die automatische Klassifizierung und revisionssichere Archivierung von Inhalten. Damit lassen sich Vorgaben wie DSGVO oder branchenspezifische Regularien erfüllen, ohne dass interne Prozesse verlangsamt werden.

Revisionssicher und regulatorisch korrekt

Box versteht seine KI-Module nicht als Ersatz, sondern als digitale Assistenten. Sie sortieren Informationen vor, erkennen Muster und schlagen Handlungspfade vor. Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal, das von Routinen entlastet wird. Dieses Prinzip der Human-AI Partnership erlaubt es Versicherern, die Vorteile intelligenter Automatisierung zu nutzen, ohne Kontrollverlust zu riskieren.

Versicherer sind verpflichtet, Unterlagen revisionssicher und nachvollziehbar über lange Zeiträume vorzuhalten. KI-Agenten können dabei helfen, Inhalte automatisch zu klassifizieren, gesetzeskonform zu archivieren und die Einhaltung von Governance-Vorgaben sicherzustellen. Damit lassen sich nicht nur Risiken von Regelverstößen minimieren, sondern auch Prüfprozesse erheblich vereinfachen.“

Architekturen für intelligentes Content Management

Eine wachsende Zahl von Anbietern entwickelt Plattformen für sogenanntes Intelligent Content Management (ICM). Diese Lösungen kombinieren klassische Archivierungsfunktionen mit KI-Modulen, die speziell auf die Verarbeitung unstrukturierter Inhalte zugeschnitten sind. Im Zentrum steht dabei eine Enterprise-Architektur, die Sicherheit, Datenschutz und Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme gewährleistet. Entscheidend ist, dass Versicherer die Balance zwischen Automatisierung und menschlicher Entscheidungshoheit wahren: KI dient als Assistenzsystem, das Routinen übernimmt und Informationen vorsortiert, während die letztendliche Entscheidung beim Fachpersonal verbleibt.

Mit Plattformen wie Box etabliert sich ein neuer Standard im Dokumentenmanagement der Versicherungsbranche. Indem unstrukturierte Daten für operative und regulatorische Zwecke nutzbar gemacht werden, entsteht ein messbarer Mehrwert: höhere Geschwindigkeit, größere Präzision und bessere Compliance. Angesichts wachsender Datenvolumina und steigender regulatorischer Anforderungen dürfte sich dieser Ansatz zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor entwickeln – nicht nur für Versicherer, sondern auch für Banken und andere Finanzinstitute.tw