SV Informatik setzt regulatorische Anforderungen mit Fabasoft um

Die SV Informatik Mannheim — SV Informatik

Die regulatorischen Anforderungen im Finanzsektor nehmen kontinuierlich zu. Vorgaben zu Lieferketten, Datenschutz, IT-Sicherheit und Auslagerungsmanagement verlangen von Unternehmen nicht nur eine hohe Compliance-Quote, sondern auch effiziente Prozesse zur Dokumentation und Nachweisführung. Besonders das Vertrags- und Vendormanagement steht dabei im Fokus, da hier zahlreiche regulatorische Anforderungen zusammenlaufen. Medienbrüche, manuelle Prüfungen oder isolierte Tools erschweren jedoch häufig eine konsistente Umsetzung der Vorgaben.

Die SV Informatik, IT-Dienstleister der SV SparkassenVersicherung, hat ihre Vertragsprozesse deshalb umfassend digitalisiert. Zum Einsatz kommen die Lösungen Fabasoft Contracts für das Vertragsmanagement sowie Fabasoft Dora für das regulatorikkonforme Auslagerungsmanagement. Ziel war es, durchgängige digitale Workflows zu etablieren, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und regulatorische Anforderungen frühzeitig in Prozesse zu integrieren. Man habe damit schnellere Abläufe, höhere Transparenz und eine jährliche Zeitersparnis von rund 2.500 Stunden erreicht, erklären die beteiligten Unternehmen.

Vor der Einführung der neuen Lösung waren bei der SV Informatik mehrere unterschiedliche Tools im Einsatz, jedoch ohne einheitliche Prozessstruktur. Das führte zu redundanten Arbeitsschritten, erhöhtem Abstimmungsaufwand und einer höheren Fehleranfälligkeit. Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik, erklärt, dadurch sei es zu Redundanzen, einer höheren Fehleranfälligkeit und einem Mehraufwand für unsere Fachabteilungen gekommen. Mit der Einführung der KI-gestützten Vertragsmanagementlösung Fabasoft Contracts in Kombination mit Fabasoft Dora habe man die Abläufe zentralisiert und digitalisiert. Insbesondere im Einkauf zeigt sich der Effizienzgewinn deutlich: Dort spart das Unternehmen nach eigenen Angaben jährlich rund 1.520 Arbeitsstunden. Über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg – von der Erstellung über die Prüfung bis zur Archivierung – kommen weitere rund 960 Stunden Einsparung pro Jahr hinzu.

Das gibt uns mehr Raum für fachliche Aufgaben. Gleichzeitig können wir schnell auf neue regulatorische Anforderungen reagieren. Und: Wir entdecken laufend neue Möglichkeiten, um unsere Arbeitsabläufe noch weiter zu optimieren.“

Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik

Schnelle Reaktion auf neue regulatorische Vorgaben…

Finanzunternehmen müssen eine Vielzahl regulatorischer Anforderungen erfüllen, die sich zudem laufend verändern. Neben allgemeinen Vorgaben im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz – etwa durch NIS-2 oder den Digital Services Act – kommen branchenspezifische Regelwerke wie Solvency II oder der Digital Operational Resilience Act (DORA) hinzu. Auch das LkSG stellt zusätzliche Anforderungen an Dokumentation und Risikoanalysen. Für das Vertrags- und Vendormanagement bedeutet dies unter anderem, Lieferanteninformationen einzuholen, Nachweise und Zertifikate revisionssicher zu speichern sowie Vertragsinhalte regelmäßig auf regulatorische Konformität zu prüfen.

Mithilfe von Fabasoft können wir heute bereits ab Beginn einer potenziellen Vereinbarung alle Compliance-relevanten Inhalte berücksichtigen und regulatorische Vorgaben direkt in den Workflow integrieren.“

Stefan Kressig, Syndikusanwalt und Experte für IT-Recht bei der SV Informatik

Man vermeide so Mehraufwand im Nachhinein – und könne jederzeit nachweisen, dass die Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen. Die SV Informatik hat dafür abteilungsübergreifende digitale Workflows eingerichtet, etwa für Due-Diligence-Verfahren, Risikobewertungen und Lieferantenprüfungen. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden über elektronische Workflow-Unterschriften sowie ein integriertes Audit-Log revisionssicher dokumentiert.

KI unterstützt bei der Analyse bestehender Verträge

Auch die Prüfung bestehender Verträge auf regulatorische Anforderungen erfolgt inzwischen weitgehend automatisiert. Die KI-gestützte Vertragsanalyse von Fabasoft durchsucht Dokumente anhand definierter Prüfkriterien nach relevanten Klauseln oder potenziellen Risiken. „Anhand von individuellen Checklisten prüft die KI die Vertragsinhalte automatisiert auf K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln und erkennt enthaltene Risiken“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts. Das verschaffe den Verantwortlichen einen schnellen Überblick, selbst bei umfangreichen Vertragsbeständen. Falls Anpassungen erforderlich sind, lassen sich Ergänzungsvereinbarungen mithilfe von Vorlagen und einer zentralen Klauselbibliothek erstellen. Die Software startet anschließend automatisch die entsprechenden Freigabeprozesse. Dank integrierter elektronischer Signatur können Verträge medienbruchfrei unterzeichnet werden.

Die Integration der Fabasoft-Lösung in die bestehende IT-Landschaft der SV Informatik erfolgte laut Unternehmen innerhalb weniger Tage. Anschließend passte das Unternehmen die Software schrittweise an eigene Anforderungen an – etwa bei Benutzeroberflächen oder Prozessstrukturen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Low-Code-Funktionalität der Plattform. Sie ermöglicht es Fachabteilungen, Formulare und digitale Prozesse selbstständig zu erstellen oder zu ändern, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. So lassen sich beispielsweise Vertragsvorlagen, Lieferantenfragebögen, Checklisten oder Risikobewertungen flexibel an neue Anforderungen anpassen.

Das Beispiel der SV Informatik zeigt, wie sich Effizienzsteigerungen und regulatorische Sicherheit miteinander verbinden lassen. Durch den Einsatz von KI, Low-Code-Technologie und automatisierten Workflows konnte das Unternehmen seine Vertrags- und Vendorprozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch transparenter und revisionssicher gestalten. Damit entwickelt sich das Vertragsmanagement zunehmend vom administrativen Pflichtbereich zu einem strategischen Element der Unternehmenssteuerung – insbesondere in stark regulierten Branchen wie der Finanz- und Versicherungswirtschaft.tw