Bank kommuniziert vertraulich per E-Mail

E-Mails sind wie Postkarten: Jeder kann sie lesen, jeder kann im Namen eines anderen schreiben. Für eine vertrauliche Kommunikation sind sie im Grunde nicht geeignet. Aber: E-Mails sind nun mal das Mittel der Wahl der Kunden, denn sie sind bequem und schnell. Wie E-Mails trotzdem zur vertraulichen und verbindlichen Kommunikation taugen, zeigt die Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz und erfüllt damit sogar die MaRisk.

Rund 17.000 Mitglieder und 170 Mitarbeiter hat die Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz. Das Leistungsportfolio der Genossenschaftsbank reicht von der Kontenverwaltung, Kreditvergabe bis zu Angeboten für die Altersvorsorge sowie Versicherungsprodukte (Kranken-, Haftpflicht-, Kfz- und Rechtsschutzversicherungen). 

Kurz: Der Umgang mit sensiblen Daten wie Vertragstexten oder Kontoauszügen gehört damit für die Volksbank – wie für jede andere Bank oder Versicherung – zum Tagesgeschäft. Zwar gibt es am Markt bereits Lösungen für eine sichere E-Mail-Kommunikation, die ist aber in vielen Fällen keinem Endkunden zuzumuten – weil in der Handhabung zu kompliziert. Die Volksbank entschied sich für die Lösung regimail. Einem Dienst, der eine mehrstufigen Sicherheitsarchitektur für Anwender, Provider und Clearing-Stelle bietet. Für die sichere Kommunikation ist die Architektur wichtig:

Provider haben keinen Zugriff auf die Schlüssel und somit auch nicht auf Inhalte der versendeten E-Mail-Daten und
die Clearing-Stelle verwaltet „nur“ die Schlüssel, kennt aber weder die Nutzer noch die Inhalte, und ist damit nur der Abwickler anonymer Daten.

Damit sind Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit gesichert. „Uns hat insbesondere die einfache Nutzung des E-Mail-Services überzeugt. Denn der Service arbeitet integriert im lokalen E-Mail-Client, bei uns Lotus Notes, oder über das Web-Portal des Providers, bei dem sich die Nutzer vorher anmelden“, so Reiner Hoffmann, IT-Sicherheitsbeauftragter bei der Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz.

Mittlerweile arbeiten rund 100 Mitarbeiter der Volksbank mit dem Service. Dazu gehören der erweiterte Führungskreis, die Berater und Kundenbetreuer des Geldinstituts. Darüber hinaus nutzen der Aufsichtsrat, Firmenkunden, Steuerberater, Notare, Rechtsanwälte und einige Privatkunden den E-Mail-Service zum Versenden, Empfangen und Lesen von vertraulichen Informationen. Eine Registrier- und Empfangsbestätigung dokumentiert, ob und wann der Empfänger eine Nachricht empfangen bzw. gelesen hat. Hat er sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht geöffnet, erhält der Sender eine Wiedervorlage-Nachricht. Ein Transaktionsregister führt die laufenden und vergangenen Transaktionen auf. Das macht die Geschäftskommunikation nachvollzieh- und kontrollierbar. Mit regimail lassen sich E-Mails auch mobil über BlackBerry, iPad, iPhone oder andere Smartphones versenden. Zudem ist ein internationaler Einsatz möglich.

Über eine spezielle E-Mail-Policy sichert die Bank die weitere Verbreitung und konsequente Nutzung des E-Mail-Systems. In 2011 erhielt die Volksbank vom TÜV Hessen sogar die ISO-Zertifizierung nach DIN ISO/IEC 27001: Im Rahmen des Audits wurde besonders positiv hervorgehoben, dass „der Schutz der Kundendaten und der den Kunden dazu erbrachte Service über regimail vorbildlich“ sei.

Offenbar hat sich das System bewährt, denn die Volksbank Kaiserslautern-Nordwestpfalz setzt es bereits rund 5 Jahre ein (Einführung war 2009).