Finanzsysteme werden von Dienstleistern als Zeit- und Geldverschwendung kritisiert

Unit4 (Website) hat den zweiten Teil seiner von Vanson Bourne durchgeführten Forschungsstudie “The Back Office in 2025” veröffentlicht. Sie zeigt, dass es für Dienstleistungsunternehmen schwierig ist, wichtige Finanzsysteme wie Cashflow-Management, Jahresabschlüsse und Projektfinanzierungen zu verwalten. Alle leitenden Finanz- und IT-Entscheidungsträger erleben Diskrepanzen bei den Jahresabschlüssen, wobei die Mehrheit (77 Prozent) angibt, dass diese häufig auftreten. Für die Untersuchung von Fehlern, die Konsolidierung von Finanzinformationen und manuelle Prozesse werden erhebliche Ressourcen verschwendet. Datenkonsolidierung, Back-Office-Integration und Automatisierung werden als Schlüssel zur Verbesserung der Leistung angesehen.

Fehler bei den Finanzen haben einen klaren menschlichen Preis: 61 Prozent geben an, dass sich die Jahresendberichterstattung negativ auf das Wohlbefinden des Finanzteams auswirkt, während weitere 73 Prozent sagen, dass eine Verringerung der Arbeitsbelastung am Jahresende helfen würde, Burnout zu verhindern. Die drei größten Herausforderungen im Zusammenhang mit Unstimmigkeiten sind:

• Zeitaufwändige manuelle Prozesse
• Mangelnde systemübergreifende Integration
• Schwierigkeiten bei der Konsolidierung der Finanzkonten

 

In einer Zeit, in der Produktivität und Effizienz die Schlagworte für jedes Dienstleistungsunternehmen sind, zeigen diese Ergebnisse besorgniserregende Mängel für Organisationen, die wettbewerbsfähiger sein wollen. Die Unternehmen, die eine stärkere Konsolidierung der Finanzinformationen vorantreiben, sind näher dran, eine einzige Quelle der Wahrheit über ihre Geschäftsleistung zu erhalten. In Verbindung mit einer stärkeren Automatisierung, die eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht, wird dies für das Überleben und Wachstum in den kommenden Jahren entscheidend sein.”

Bryce Wolf, Strategic Growth Director bei Unit4

Projektfinanzen belasten die Ressourcen

Projektfinanzierungen sowie die Jahresendberichterstattung tragen zu dieser Belastung bei. Bei den Vorbereitungen auf das Jahresende verbringen leitende Finanzentscheider zwei volle Arbeitstage pro Woche mit der Konsolidierung der Jahresabschlüsse, während die Befragten angaben, dass sie 25 Stunden pro Woche mit der Untersuchung von Projektabschlüssen und 19 Stunden pro Woche mit der Korrektur oder Aktualisierung von Problemen verbringen. In Großbritannien und in den Benelux-Ländern werden über 50 Stunden pro Woche für diese Tätigkeit aufgewendet, ähnlich wie bei Unternehmensberatern und kleineren Organisationen, die am meisten Zeit verschwenden.

Die drei größten Herausforderungen bei der Verbesserung der Projektfinanzen sind:

• Hohe Kosten für neue Lösungen
• Fehlender Einblick in Echtzeit-Finanzdaten
• Fragmentierte und inkonsistente Daten

Langsame und risikoreiche manuelle Prozesse

84 Prozent der Finanzteams verwenden zu viel Zeit für manuelle Prozesse aufwenden, die automatisiert werden sollten. Beim Cashflow-Management sind die drei am stärksten betroffenen Prozesse der Zahlungsabgleich, die Freigabe von Workflows sowie die Datenkonsolidierung und -integration. Daher bezeichnen 88 Prozent der Befragten das Cashflow-Management als schwierig. Sie machen dafür unzureichende Finanzberichterstattungstools, komplexe Genehmigungsverfahren und hohe Betriebskosten verantwortlich. Dies wiederum führt zu längeren Bearbeitungszeiten, höheren Betriebskosten und einem höheren Fehlerrisiko.

Weltweit sehen die Befragten einen echten Nutzen in der Automatisierung von Finanzsystemen und nennen die drei wichtigsten Vorteile:

• Verfolgung und Verwaltung von Projektausgaben – 48 Prozent
• Überwachung und Optimierung der Liquidität – 47 Prozent
• Erstellung von Finanzprognosen – 47 Prozent

Geringe Automatisierung der Finanzsysteme

Heute sind jedoch nur bei 46 Prozent aller Befragten Organisationen der Cashflow-Management-Prozesse automatisiert – in der DACH-Region sogar nur 35 Prozent. Unter den Teilsektoren innerhalb der Dienstleister steht die Unternehmensberatung (49 Prozent) an erster Stelle, wenn es darum geht, die Automatisierung zu verstärken, gefolgt von IT und Technik (48 Prozent) sowie Medien und Verlagswesen (46 Prozent). Ebenso stimmen 92 Prozent der Befragten zu, dass die Automatisierung von Prozessen die Konsolidierung der Jahresabschlüsse beschleunigen würde. Generell besteht Einigkeit darüber, dass die Konsolidierung von Daten, eine stärkere Integration von Back-Office-Systemen und die Automatisierung von Prozessen Vorrang haben sollten. Der Einsatz von KI und die Automatisierung manueller Arbeitsabläufe können eine einzige Quelle der Wahrheit für Finanzdaten bieten – etwas, das 73 Prozent vermissen.

Insgesamt sind die Befragten der Meinung, dass die Finanzsysteme verbessert werden könnten:

• KI-erweiterte Funktionen (93 Prozent)
• Integration von Finanzmanagement-Tools in ein ERP-System (92 Prozent)
• Partnerschaften mit Dritten zur Optimierung der Cashflow-Management-Prozesse (90 Prozent)

Die Umsetzung dieser Empfehlungen wird dazu beitragen, die Genauigkeit der finanziellen Entscheidungsfindung zu verbessern, die Arbeitsbelastung zu verringern und letztendlich den Teams mehr Zeit für strategisches Wachstum zu geben.

Über die Methodik von Vanson Bourne

Die Untersuchung erstreckte sich auf die USA, Großbritannien, Frankreich, Belgien, die Niederlande, die skandinavischen Länder und die DACH-Region. Sie umfasste Antworten aus einer Vielzahl von Branchen, darunter IT und Technologie, Architektur und Ingenieurwesen, Medien und Verlage sowie Unternehmensberatung. Sie wurde zwischen dem 11. Februar und dem 10. März 2025 durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf insgesamt 600 befragten Führungskräften aus den Bereichen Finanzen und IT, davon 75 aus der DACH-Region.pp