GfK Office-Studie in der Finanzbranche: Zwei Stunden pro Tag verschenkt

66 Prozent seiner Zeit verbringt ein durchschnittlicher Büromitarbeiter der Finanzbranche mit Arbeit in Office-Programmen – von der E-Mail über Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bis hin zu Präsentationsprogrammen, insgesamt fünf Stunden täglich. Davon entfallen zwei Stunden auf sich ständig wiederholende Prozesse. So das Ergebnis einer repräsentativen Studie der GfK im Auftrag von Made in Office.

Was „Die große Office-Studie 2014“ aber auch zeigt: Nur die wenigsten Office-Arbeiter wissen, dass es für jedes Programm so etwas wie Makros und Add-ins gibt, die die immer gleichen Prozesse automatisieren – was täglich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit einspart und für sinnvollere Tätigkeiten frei macht. Nur ein Drittel der befragten Mitarbeiter setzt solche Arbeitserleichterungen ein.

Zu wenig Training und keine Ahnung,
wie man sich mit Macros das Leben erleichtert

Was das Problem noch verschärft: 81 Prozent der befragten Mitarbeiter aus dem Finanzsektor haben das Gefühl, dass sie zu wenig Training im Umgang mit ihren täglich genutzten Programmen erhalten. „Die große Office-Studie 2014“ ist die bisher umfangreichste Untersuchung zum Business-Einsatz von Office-Software in Deutschland. Für die repräsentative Studie hat die GfK im Juni 2014 insgesamt 1.017 Arbeitnehmer in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zu ihrer Nutzung der verschiedenen Microsoft Office-Programme wie Word, Excel, Powerpoint oder Outlook befragt. Aber auch Office-Lösungen von OpenOffice, Apple und Google wurden bei der Umfrage erfasst.

Produktivität soll sich um 25 Prozent steigern lassen

Die GfK-Studie offenbart die Existenz ungeahnter Zeitfresser im Büroalltag. Wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, von Angeboten in Word oder von Reportings in Excel, nehmen fast ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird. Die dafür benötigte Zeit ließe sich durch den Einsatz von Software-Erweiterungen und Add-ins aber auf ein Minimum reduzieren – und die Produktivität der Mitarbeiter um bis zu 25 Prozent steigern. Damit liegt das größte Potenzial für die Optimierung der Produktivität in Unternehmen dort, wo es meist nicht vermutet wird: in der Automatisierung der bestehenden Office-Software.

Bislang nutzt erst ein Drittel der Befragten Makros oder Add-ins für Office-Anwendungen. IT-Lösungen allein genügen aber nicht – die Mitarbeiter müssen sie auch richtig anwenden können. Die Studie zeigt: 81 Prozent der Befragten aus der Finanzbranche erhalten nicht genügend Training in Office und 30 Prozent haben nach eigener Einschätzung sogar nur Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen, mit denen sie arbeiten müssen. Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einem muss es die typischen Zeitfresser wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken.

Die für die GfK-Studie wurde eine Online-Befragung mit 41 Fragen durchgeführt. Die Ergebnisse der Studie stehen kostenfrei zum Download zur Verfügung.