Hauptversammlungen und Mitarbeiter-Events online? Veranstaltungen werden zunehmend hybrid

Die Welt der Events entwickelt sich ständig weiter. Konferenzen, Kongresse, Weiterbildungen, Mitarbeiter-Events bis hin zu Hauptversammlungen – Veranstaltungen finden zunehmend als Online- und/oder Hybrid-Events statt. Um den wachsenden Anforderungen an Qualität und Sicherheit gerecht zu werden, benötigen Unternehmen maßgeschneiderte Streaming- und Event-Plattformen.

von Henrik Däschner, Senior Projektmanager bei Techcast

Während fast alle Veranstaltungen im letzten Jahr wegen der Pandemie komplett ins Digitale ausgewichen sind, setzten viele Unternehmen jetzt auf eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Elementen. Für Banken und Versicherungen ergeben sich dadurch besondere Chancen.

Digitale und hybride Events werden Standard

Eine Hybridveranstaltung verbindet das Geschehen in realen und in digitalen Räumen miteinander – am Veranstaltungsort und auf der Online-Event-Plattform. Es werden dabei zwei Erlebniswelten geschaffen, die einerseits eigenständig funktionieren, andererseits durchgängig aufeinander abgestimmt sind und im Idealfall übergangslos ineinanderfließen.

Gelungene Hybrid-Events kombinieren die Vorteile von Präsenz- und Online-Veranstaltungen.”

Denn ein Zurück zur reinen Präsenzveranstaltung wird es in vielen Fällen nicht geben. Zu sehr hat sich das Publikum während der Pandemie an die Vorteile der Online-Events gewöhnt. Bei zeitgemäßen Veranstaltungsformaten wird es heutzutage fast schon vorausgesetzt, dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Vorträge auch im Livestream verfolgen können, dass man verpasste Sessions nachträglich anschauen kann und dass einzelne Speaker, die nicht eigens anreisen konnten, zugeschaltet werden.

Ad-hoc-Lösungen für digitale Events, die viele Unternehmen während der Pandemie umsetzten, werden den Ansprüchen an Qualität und Sicherheit langfristig nicht gerecht.”

Keine solide Bank wird ihre virtuelle Hauptversammlung oder ein wichtiges Mitarbeiter-Event über eine beliebige Meeting-Plattform streamen. Unternehmen, die Veranstaltungen durchführen, seien es Konferenzen, Kunden-Events, Verkaufsveranstaltungen oder Mitarbeiter-Schulungen sollten deshalb über die Einführung einer eigenen maßgeschneiderten Online-Event- und Streaming-Plattform nachdenken.

Maßgeschneiderte Event-Plattform als Enterprise-Lösung

Online-Event-Plattformen verlängern Vor-Ort-Veranstaltungen in den digitalen Raum und machen die Events dadurch lebendiger, flexibler und zugänglicher. Mit einer eigenen Plattform können die Unternehmen eine hohe Übertragungsqualität sicherstellen, die Veranstaltungen jeweils im Corporate Design umsetzen und den gesamten Prozess von der Registrierung über die Reminder bis zum Zugangsschutz, Event-Konzeption, Ablauf und Nachbereitung aus einem Guss managen.

Für die Veranstaltungsleitung sollte die Plattform die Möglichkeit bieten, Präsentationen zu steuern, vorproduzierte Videos zu starten, Remote-Speaker zuzuschalten, Reaktionen des Publikums in das Event rückzuspielen, Zuschauerfragen auszuwählen und zuzuschalten, Breakout-Sessions und Arbeitsgruppen einzurichten, parallele Streaming-Sessions zu starten – und das alles sowohl für kurze als auch mehrtägige mehrdimensionale Event-Formate.

Eine unternehmenseigene Enterprise-Plattform für Online-Events ist optimal an die Bedürfnisse der Banken und Versicherungen angepasst. Sie ist skalierbar und wächst mit dem Unternehmen mit. Nach und nach können die einzelnen Funktionalitäten und Schnittstellen integriert werden. Das dazugehörige Event- und Projektmanagement kann extern oder bei vorhandenen internen Ressourcen auch in Eigenregie erfolgen. Die Event-Plattform eignet sich für den unternehmensweiten und standortunabhängigen Einsatz – in Abteilungen und abteilungsübergreifend.

Was gibt es zu beachten bei digitalen Formaten?

Die meisten Kongresse, Konferenzen, Town Hall Meetings, Fortbildungen, Roadshows, Produktvorstellungen, Versammlungen können heute bereits als Hybrid-Events realisiert werden. Auch virtuelle Hauptversammlungen sind dank erneuter Verlängerung noch eine Weile möglich.

Eine eigene Enterprise-Plattform für Digital- und Hybrid-Events sollte deshalb gehobenen Ansprüchen in Funktionalität und Design genügen, auf verschiedenste Veranstaltungsformate anpassbar sein, selbstverständlich datenschutzkonform umgesetzt sein und sämtliche Compliance-Anforderungen erfüllen.”

Über eine reine Event-Plattform hinaus werden viele Unternehmen dazu einen erfahrenen Partner benötigen, der technische Aspekte wie Videoproduktion, Livestreaming und optimale Nutzung aller Möglichkeiten der Event-Plattform professionell abdeckt. Den reibungslosen Ablauf während der Vorträge und Präsentationen garantieren professionelle Technik-Checks vorab. Internetverbindung, Umgang mit der Plattform, Ton, Licht, Hintergrund – alles sollte durch erfahrene Streaming-Operators geschult, geprüft und bei Bedarf optimiert werden.

Dramaturgie von Hybrid-Events

Die inhaltliche Konzeption von Hybrid-Events bedarf weiterreichender Überlegungen als bei herkömmlichen Veranstaltungen. Ein geteiltes Publikum profitiert beispielsweise von einer Moderation, die auf die Bedürfnisse aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer, vor Ort und digital, besondere Rücksicht nimmt.

Für das Publikum bedeuten Hybrid-Events eine Ausdehnung der positiven Erfahrung, beginnt die emotionale und dramaturgische Inszenierung eines Hybrid-Events doch unmittelbar mit der Anmeldung auf der Plattform. Und das unabhängig von dem gewählten Format – Präsenz oder Online. Die Event-Plattform ist gemeinsam mit dem Veranstaltungsort die Home-Base, die allen Teilnehmern verzahnte Erlebnisse in realen und digitalen Räumen ermöglicht. Deshalb ist die Auswahl der Plattform für Veranstalter essenziell. Mit einer komplett individualisierbaren Plattform kann das Unternehmen auf jeweils spezifische Herausforderungen reagieren und eigene Sicherheits- und Datenschutz-Standards setzen. Für das Publikum spiegelt sich das jeweilige Flair des Events im digitalen Raum wider.

Wirkungsvolle Pre- und Post-Event-Phase

Besteht die Möglichkeit, sich nach der Registrierung direkt auf der Event-Plattform einzuloggen, so sind die Veranstalter von Beginn an einen Schritt näher an der Zielgruppe. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können sich bereits vorab mit dem Programm-Ablauf vertraut machen.

Eine aufgezeichnete Begrüßung oder Preview steigert die Vorfreude und führt zum Thema hin.”

Außerdem kann die digitale Event-Plattform auch genutzt werden, um vorab passende Gesprächspartner unter den Teilnehmern zu matchen und Termine für deren Treffen innerhalb der Event-Plattform zu vergeben. Nach der Live-Veranstaltung kann die Plattform als Mediathek für die Teilnehmenden erhalten bleiben.

Digitale Infrastruktur

Eine Enterprise-Plattform für digitale und hybride Events gehört zur digitalen Infrastruktur in jedem größeren Unternehmen. So kann die Personalabteilung Schulungen und Weiterbildungen auf der Plattform anbieten, Eventabteilung die interne Kommunikation hier stattfinden lassen, wenn das Management gleichzeitig und direkt mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an allen Standorten kommunizieren will, und selbstverständlich profitieren vor allem auch Marketing- und Vertriebsteams durch Kundenevents sowie die IR-Abteilung durch virtuelle Hauptversammlungen.

Da Banken und Versicherungen einerseits einen sehr hohen internen und externen Kommunikationsbedarf haben und gleichzeitig besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit des Gesagten stellen, dürfte sich eine maßgeschneiderte und gut abgesicherte Streaming-Plattform für Finanzinstitute besonders auszahlen. Gemessen an der Vielzahl der jährlichen internen und externen Veranstaltungen und deren besonderen Bedeutung für Banken und Versicherungen kann eine solche Plattform integraler Bestandteil der fortgesetzten Digitalisierung der gesamten Branche sein.Henrik Däschner, Techcast