Protonet bei der Kreisspar­kasse Göppingen – Groupware als Azubi-Plattform

Vor wenigen Monaten sammelte das Hamburger Startup Protonet per Seedmatch-Crowdinvest 3 Millionen Euro in nur 133 Stunden ein. Nun zeigt das Unternehmen, dass man sogar bei Banken Einzug halten kann. Vor etwa einem Jahr startet man bei der Kreissparkasse Göppingen und realisierte mit “Carlita” die eigene Azubi-Plattform. Das Ziel: eine umfassende Lösung für die Kommunikation und Kollaboration zwischen Auszubildenden und den Ausbildern und vollständige Datenhoheit.

Vor etwa einem Jahr stieß Manfred Stoiber, Teamleiter Aus-/Weiterbildung bei der Kreissparkasse Göppingen, auf das Hamburger IT-Unternehmen Protonet. Kurze Zeit später wurde Carlita (die derzeit mittlere Protonet-Lösung für knapp 3000 Euro) als Kommunikations- und Lernplattform für die Auszubildenden eingesetzt. Offensichtlich mit großem Erfolg. Die Kommunikation zwischen Ausbilder und Azubi muss heutzutage viele Herausforderungen bestehen. Standortunabhängig, schnell und einfach soll sie sein – aber – die Lösung sollte eben auch von der IT-Abteilung abgesegnet sein.

Der Wechsel von einer auf öffentlichen Cloud-Plattform für Lerninhalte auf eine unternehmenseigene Cloud mit der Protonet-GroupWare ermögliche den Azubis effizientes und eigenverantwortliches Lernen in einem rechtssicheren Raum. Die Groupware sei optimal für die Anforderungen von Ausbildern und Auszubildenden in sicherheitskritischen Unternehmen wie Banken und Sparkassen geeignet.

Protonet bietet uns die perfekte einheitli­che Platt­form für die orts­un­abhängige Kommunikati­on und Kollabo­rati­on mit den Azubis der ver­schiede­nen Fach­rich­tun­gen und Jahrgän­gen. Wir konn­ten so alle Ab­läufe zwi­schen Aus­bil­dern und Azubis einfa­cher, schnel­ler und effizien­ter ge­stal­ten“

Manfred Stoiber. Teamleiter Aus-/Weiterbildung
bei der Kreissparkasse Göppingen

Das Herzstück der Protonet-Lösung Carlita ist das Betriebssystem SOUL. Die Groupware verbessert nicht nur die Zusammenarbeit und das Dateimanagement, sondern sorgt mit der integrierten Kommunikation, wie den LIVE CHAT, für einen reibungslosen Austausch. Vor allem im Bereich Projektmanagement ist die Carlita für die Ausbildung inzwischen unverzichtbar.

Eigene, kleine Cloud für Ausbilder und Azubis

Direkt in SOUL können Ausbilder und Azubis Projekte anlegen, verwalten, betreffenden Personen zuweisen oder gemeinsam Dokumente bearbeiten. Alle Beteiligten behalten so den Überblick. Auch die komplette Projektkommunikation läuft über SOUL. „So sind alle jederzeit auf dem aktuellen Stand und jeder Kommentar ist transparent und nachvollziehbar“, erzählt Stoiber weiter. Kommunikation wie auch Daten befinden sich damit auf einer Ebene innerhalb der geschützten Umgebung der “Next Groupware”. Für die Mitarbeiter bedeutet dies neben der erheblichen Zeitersparnis auch eine deutliche Arbeitserleichterung. So liegen auf dem kleinen Server verschiedene Gruppen und Projekte – das würde eine effiziente Lernplanung und interaktive Kommunikation zwischen allen Anwender ermöglichen. Auch Dokumente ließen sich über die neue Lösung einfach und schnell an alle Auszubildenden verteilen. Dies spart vor allem den Ausbildern Zeit

Datenhoheit und Rechtssicherheit nach dem Bundesdatenschutzgesetz

Neben der gesteigerten Produktivität ist vor allem die Datenhoheit ein entscheidender Vorteil gegenüber anderen Lernplattformen. Da alle Daten auf der Carlita im Büro liegen und nicht in einem entfernten Rechenzentrum, ist das Unternehmen auch datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite. Denn nach dem BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) dürfen personenbezogene Daten deutscher Firmen den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) nicht verlassen. Bei einer Rechenzentrum-basierten Cloud-Lösung könnte es hingegen zu Problemen bei der Klärung kommen, wo sich die Server und damit auch die unternehmenseigenen Daten genau befinden.

„Unsere eigene Cloud im Rahmen der Protonet GroupWare bietet uns die Möglichkeit, interne Dokumente sowie personenbezogene Daten rechtssicher nach dem BDSG unseren Auszubildenden zugänglich zu machen. Wir haben somit die Flexibilität einer Cloud-basierten Plattform bei völliger Datenhoheit“, bestätigt Manfred Stoiber.

Kurze Einarbeitungsphase und unkomplizierte Bedienung

Die unkomplizierte Struktur der SOUL GroupWare erschloss sich den Nutzern dabei intuitiv, so dass kaum Einarbeitungszeit darauf verwendet werden musste. Für die Kreissparkasse Göppingen ist die Komplettlösung von Protonet derweil alternativlos geworden. „Für uns Azubis ist das System super: Es ist unkompliziert und hält uns immer auf dem Laufenden, egal wo wir uns gerade befinden. Und mit dem Messenger bekommen wir die wichtigsten Infos sogar auf unser Smartphone“, erzählt Daniel Büttner, Auszubildender Finanzwirt seit 2014.

Mit den einfach zu vergebenden Berechtigungen können die verschiedenen Jahrgänge und Azubi-Gruppen der einzelnen Berufe auf freigegebene, speziell für sie angelegte Bereiche zugreifen. „Die Zusammenarbeit der Azubis untereinander sowie mit den Ausbildern ist jetzt sehr viel direkter und übersichtlicher“, bestätigt Stoiber.
Ein weiterer Vorteil zu den üblichen Kollaborations-Lösungen ist die einfache Inbetriebnahme, eine dedizierte Installation ist nicht erforderlich. Carlita wird „schlüsselfertig“, d.h. betriebsbereit geliefert und setze keine IT-Kenntnisse voraus. Darüber hinaus nimmt sie mit ihren etwa 30 cm Höhe, Breite und Tiefe sehr wenig Platz ein. Die Passiv-Kühlung ist besonders leise, weshalb Carlita problemlos im Büro untergebracht werden konnte. Auch die sicherheitsrelevante Prüfung durch die IT-Abteilung hat die “Next Groupware” problemlos bestanden und ist auch über den Browser der hoch geschützten Bankrechner erreichbar.aj