Wer nicht richtig automatisiert, verliert – Smart Capture-Lösungen im Finanzsektor

Banken, Finanz- und Versicherungs­unternehmen müssen jeden Tag unzählige Informationen aus verschiedenen Kanälen verarbeiten: online, mobil, via Social Media, Chatbot, per Post oder aus persönlichen Kontakten. Multichannel-Kommunikation ist zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden – denn die Kunden verlangen dies. Viele Banken stellt das jedoch vor große Herausforderungen, denn die bestehenden IT-Systeme können die Informationen aus den immensen Datenströmen oft nicht schnell genug erfassen und verarbeiten. Dazu kommt, dass Compliance-Richtlinien umgesetzt und Angaben von Kunden validiert werden müssen. Was tun? Smart-Capture-Lösungen helfen!

Patrice Chakroun, Ephesoft

Es gibt digitale Smart-Capture-Lösungen, die hierbei für die notwendige Struktur und Effizienz sorgen. Sie automatisieren die Prozesse rund um das Dokumentenmanagement – und können damit wiederkehrende und zeitaufwändige Abläufe vereinfachen und beschleunigen. Beispielsweise beim Onboarding von Kunden, bei der Kontoeröffnung und Kreditvergabe, bei Hypodarlehen und allen Schritten, bei denen Daten und Dokumente verarbeitet werden müssen. Für viele Finanzunternehmen ist die Einführung neuer Software-Lösungen eine Herausforderung, denn was bei neuen Lösungen zählt, ist der ROI (Return on Investment), der schnell gewährleistet sein muss. Auch eine nahtlose Implementierung der Software und eine einfache Bedienbarkeit sollten sichergestellt sein. Mit einer Out-of-the-Box-Lösung mit intuitiver Weboberfläche ist es möglich, diese Anforderungen zu erfüllen.

Mehr als Scannen und Ablegen

Daten, die durch die Multichannel-Kommunikation eingehen, sind vielseitig: von Word-Dokumenten über PDFs bis hin zu Fotos und Scans. Das erschwert deren Kategorisierung, Bearbeitung und Optimierung. Finanzunternehmen, die Struktur in diese Daten bringen, können ihre Prozesse beschleunigen und verbessern. Während die klassische Zeichenerkennung OCR (Optical Character Recognition) unstrukturierte Dokumente lediglich lesbar und kopierbar macht, können smarte Capture-Lösungen mehr: Sie erfassen und speichern die Daten aus unstrukturierten Dokumenten automatisch und können verschiedene Daten mit anderen Systemen abgleichen und validieren. Eine automatisierte Validierung schafft sowohl für Kunden als auch für Finanzunternehmen Sicherheit, da sie manuellen Fehlern und betrügerischen Vertragsänderungen vorbeugend entgegenwirkt.

Auch Identitätsbetrug kann verhindert werden, indem die Unterschrift auf einem eingescannten Personalausweis mit der Signatur auf einem Vertrag abgeglichen wird. Erfasste Daten können während der Validierung zum Beispiel an eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) weitergeleitet werden, falls es keine automatisierten Schnittstellen (APIs) gibt. So lassen sich die verschiedenen repetitiven sowie regelbasierten Prozesse und Workflows – wie die Prüfung der Kreditwürdigkeit eines Kunden – komplett automatisieren. Über die Prozessoptimierung hinaus kann ein modernes Capture-Tool für das gesamte betriebliche Informationssystem zum Einsatz kommen. Vorhandene Systeme können auf die Smart-Capture-APIs zugreifen, wodurch sich Dokumente schnell und durchgängig konvertieren, klassifizieren und extrahieren lassen. Existiert ein Endverbraucher-Portal, in dem Smart Capture integriert ist, können die Kunden darüber bspw. ihre Ausweispapiere oder Steuererklärungen online einreichen und validieren, wodurch sich die Arbeitsbelastung in den Finanzinstituten merklich reduziert.

Der sichere Umgang mit großen Datenmengen

Smart-Capture-Lösungen strukturieren Daten nicht nur, sondern optimieren auch die Ausgabeformate von Dokumenten an die Archivierungssysteme. Dies sichert Qualität und wertvolle Speicherkapazitäten. Ob on-premises oder aus der Cloud: Smart Capture wird den spezifischen Anforderungen der Finanzbranche gerecht. Auch eine Plattform mit Service hilft, mit den heute auftretenden großen Datenmengen besser umzugehen. Die Klassifizierung der Daten erfolgt über Supervised Machine Learning. Ein intelligenter Algorithmus erkennt, welche Daten welcher Kategorie zuzuschreiben sind, und ordnet sie zu. Anfangs wird die Software mit einigen Dokumenten „gefüttert“ und lernt dann quasi automatisch selbst dazu. Ganz wichtig bei all dem: Datenschutz und Compliance. Alle Banken und Versicherungen müssen sicherstellen, gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu agieren und sämtliche Datenschutzrichtlinien einzuhalten. Voraussetzung dafür: Die Finanzunternehmen müssen den umfassenden Überblick über alle vorgehaltenen Daten haben. Will ein Kunde beispielsweise von seinem Recht, „vergessen“ zu werden, Gebrauch machen, müssen alle personenbezogenen Daten gefunden und gelöscht werden, was ein smartes Capture-Tool möglich macht.

Wer jetzt nicht handelt, verpasst den Anschluss

Nicht nur die Finanzunternehmen, auch deren Softwarelösungen müssen mit den Entwicklungen der digitalen Transformation Schritt halten. So ist die Begleitung der „Customer Journey“ in aller Munde, benötigt aber geeignete Tools, um den Kunden auch wirklich an jedem gewünschten Ort zu erreichen und seine Wünsche aufnehmen zu können. Viele etablierte Lösungen stoßen hier an ihre Grenzen. Finanzunternehmen, die heute große Mengen an unstrukturierten Daten systematisch erfassen, können nicht nur ihre Geschäftsprozesse automatisieren und beschleunigen. Sie können auch ihren Kunden innovative und bessere Services bieten und sich damit vom Wettbewerb abheben.Patrice Chakroun, Ephesoft