STRATEGIE7. Januar 2021

Ausgezettelt: Unternehmen wollen ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren 

André Reimers, Head of Sales bei Pleo<q>Pleo
André Reimers, Head of Sales bei PleoPleo

Die Buchhaltungen europäischer Unternehmen stehen vor einer umfassenden Digitalisierung und Automatisierung. Das betrifft besonders Geschäftsbanken, klassische Buchhaltung und Zahlungsprozesse.

von André Reimers, Pleo

Unternehmen wer­den die­se au­to­ma­ti­sie­ren, di­gi­ta­li­sie­ren und in­tel­li­gent mit­ein­an­der ver­zah­nen. Die­se Schluss­fol­ge­rung legt ei­ne ak­tu­el­le Stu­die na­he. Nur et­wa ein Vier­tel der deut­schen Un­ter­neh­men hat be­reits die ei­ge­nen Buch­hal­tungs­pro­zes­se au­to­ma­ti­siert. Laut ei­ner ak­tu­el­len You­Gov-Um­fra­ge von Pleo könn­te sich dies nun aber rasch än­dern: Wird 2021 das Jahr, in dem sich die Buch­hal­tungs­pro­zes­se und Zah­lungs­vor­gän­ge von Un­ter­neh­men schlag­ar­tig di­gi­ta­li­sie­ren und au­to­ma­ti­sie­ren? Pleo be­frag­te eu­ro­pa­weit 3.000 Un­ter­neh­mens­ent­schei­der mit Bud­get­ver­ant­wor­tung, dar­un­ter auch 512 in Deutsch­land. Die Er­geb­nis­se der Um­fra­ge: Nur et­wa die Hälf­te be­zeich­net ih­re ak­tu­el­len Buch­hal­tungs­pro­zes­se als ef­fi­zi­ent. Über die Hälf­te der Un­ter­neh­men er­wägt ei­nen Um­stieg auf zeit­ge­mä­ße Lö­sun­gen. Das hat gu­te Gründe.

Schluss mit Zeit- und Ressourcenverschwendung

Die analoge Buchführung endet oftmals nicht nur in einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft. Sie frisst auch Zeit und damit wertvolle Ressourcen eines Unternehmens.

Über zwei Drittel aller befragten Unternehmen benötigen für ihre Buchhaltung monatlich einen Arbeitstag oder länger, jedes fünfte Unternehmen monatlich sogar eine Woche oder mehr.“

Rund ein Drittel der Angestellten der Unternehmen sitzt nach Einschätzung der Befragten Monat für Monat mindestens eine halbe Stunde an der Abrechnung der eigenen Spesen.

Pleo
Pleo (Webseite) wurde 2015 in Kopenhagen von den erfahrenen FinTech-Gründern Jeppe Rindom und Niccolo Perra gegründet. Zuvor gehörten beide zu den ersten Mitarbeitern des dänischen Vorzeige-Startups Tradeshift und sammelten weitreichende Erfahrung im erfolgreichen Aufbau von Finanzprodukten. Mehr als 13.000 Unternehmen in sechs Märkten nutzen den Service von Pleo (Großbritannien, Dänemark, Schweden, Deutschland, Irland, Spanien). Pleo wird im Titans of Tech Report 2020 von GP Bullhound in den Top 10 der vielversprechendsten Startups sowie als kommendes Unicorn geführt. Pleo beschäftigt 220 Mitarbeiter aus 44 verschiedenen Ländern in Büros in Madrid, London, Stockholm, Berlin sowie Kopenh

Damit aber nicht ge­nug: Auch die Chef­eta­ge ver­geu­det ih­re Zeit mit ad­mi­nis­tra­ti­vem Klein­kram, statt sich den stra­te­gi­schen Her­aus­for­de­run­gen un­se­rer Zeit oder dem ei­ge­nen Team zu wid­men. In fast je­dem fünf­ten deut­schen Un­ter­neh­men sind Ge­schäfts­füh­rer und Geschäftsführerin­nen si­gni­fi­kant in die Buch­hal­tung ein­ge­bun­den. In knapp 38 Pro­zent der deut­schen Un­ter­neh­men liegt das Durch­schnitts­ge­halt der An­ge­stell­ten, die mit der Buch­hal­tung ver­traut sind, bei über 2.500 Eu­ro. Das Top-Ma­nage­ment und die Ge­schäfts­füh­rung sind we­sent­li­cher Be­stand­teil, um im Rah­men ver­al­te­ter ana­lo­ger Pro­zes­se Kon­trol­le und Qua­li­tät zu ge­währ­leis­ten. Co­vid-19 hat den Wan­del noch­mals be­schleu­nigt. Je­de Se­kun­de ist wert­voll, um das Un­ter­neh­men zu­kunfts­fä­hig auf­zu­stel­len. Stich­wort di­gi­ta­le Transformation.

Endlich Firmenkreditkarten für die eigene Belegschaft

Fast jedes fünfte deutsche Unternehmen verfügt über gar keine Firmenkreditkarte – Höchstwert in den fünf analysierten Ländern Großbritannien, Dänemark, Schweden, Spanien und Deutschland – in weniger als fünf Prozent der Unternehmen haben mehr als drei Viertel der Mitarbeiter eigene Firmenkreditkarten. Nur in Großbritannien verweigern Unternehmen ihrer Belegschaft noch häufiger eine eigene Firmenkreditkarte. Dabei liegen die Vorteile auf der Hand: Mit der eigenen (virtuellen) Firmenkreditkarte zahlen Mitarbeiter ohne Umweg über die Buchhaltung unmittelbar mit Unternehmensgeldern. Und dabei ist in der Chefetage die Bereitschaft vorhanden: Knapp zwei Drittel der Befragten vertrauen ihren Mitarbeitern unter bestimmten Bedingungen, verantwortungsvoll mit Firmengeldern umzugehen – nahezu jedem Fünften seiner leitenden Angestellten sogar, ohne ihnen Limits zu setzen. 16 Prozent erachten bei Beträgen bis zu 500 Euro keine vorherige Freigabe der Anschaffungen als erforderlich.

Autor André Reimers, Pleo
Experte für Buchhaltung: André ReimersAndré Reimers ist Head of Sales bei Pleo. Pleo ist die intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben und bietet Mitarbeitern intelligente Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets. Excelbasierte Spesenabrechnungen, Barkassen und fehlende Belege gehören damit der Vergangenheit an. Manager und Buchhalter erhalten eine Übersicht sämtlicher Ausgaben in Echtzeit und können alle Daten inklusive der Belege über einen maßgeschneiderten Export oder eine nahtlose Integration ins Buchhaltungssystem überführen. Somit verfügen Unternehmen über volle Transparenz aller Ausgaben. Pleo fängt Belege unterwegs ab, kategorisiert Ausgaben automatisch auf Basis des bisherigen Nutzerverhaltens und macht eine manuelle Spesenabrechnung somit überflüssig.

Transparenz und Kontrolle – beides geht digital

Rund ein Drittel der Befragten betonen die Relevanz von Transparenz und Kontrolle. Was Unternehmen dabei nicht vergessen sollten:

Firmenkreditkarten für die Belegschaft führen nicht zu weniger, sondern zu mehr Kontrolle.“

Schließlich sind alle Ausgaben eines jeden einzelnen transparent einsehbar und mit wenigen Klicks in Kategorien visualisiert. Gleichzeitig sind sie auch ein Vertrauensbeweis. Nicht zu vergessen: Jeden Vierten stressen die gegenwärtigen analogen manuellen Kostensysteme emotional. 40 Prozent sehnen sich nach einem einfacheren Prozess als der aktuelle.

„Rechnungs-Ping-Pong“ ade: Deutsche Unternehmen brauchen moderne Zahlungsmittel

Deutschland ist Welt­meis­ter für Rech­nun­gen. Knapp die Hälf­te der Mit­ar­bei­ter be­gleicht Rech­nun­gen ak­tu­ell durch ei­ne Bank­über­wei­sung. Ein­fa­che wie di­gi­ta­le We­ge des Be­zah­lens, et­wa mo­bil mit dem ei­ge­nen Smart­pho­ne oder mit der ei­ge­nen in­tel­li­gen­ten Fir­men­kre­dit­kar­te bil­den die Aus­nah­me. Ein­zel­ne Bank­über­wei­sun­gen fres­sen Zeit und kos­ten da­durch viel Geld. Au­ßer­dem sind sie feh­ler­an­fäl­lig – et­wa durch die er­for­der­li­che Ein­ga­be ei­ner 22-stel­li­gen IBAN – und er­for­dern hier­ar­chi­sche Pro­zes­se, weil ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter kei­nen Zu­griff auf das Kon­to ha­ben und sich da­her auch für Mi­ni-Be­trä­ge erst an die Ver­ant­wort­li­chen wen­den müs­sen. Da­durch füh­ren teil­wei­se Cent- und Eu­ro-Be­trä­ge zu ei­nem in­ter­nen Rech­nungs-Ping-Pong. Ist ei­ne Über­wei­sung ge­tä­tigt, ver­schwin­det sie im un­über­sicht­li­chen Nir­va­na des Geschäftskontos.

Der Fehlerteufel steckt in der analogen Buchhaltung

Über die Hälfte der Befragten gibt an, dass weniger als zehn Prozent der von den Mitarbeitern eingereichten Spesenabrechnungen fehlerfrei sind.“

Richtig gehört! Weniger als zehn Prozent enthalten keine Fehler! Wir sollten nicht vergessen: Dass Mitarbeiter hierzulande mit privaten Mitteln bezahlen, ist durchaus Usus. Für 38 Prozent gilt dies hin und wieder; für fast jeden Dritten sogar in über der Hälfte aller Zahlvorgänge.

Die Folge: 16 Prozent der Befragten berichten von temporären finanziellen Verlusten – hervorgerufen durch die manuelle Buchführung, jeder zehnte sogar von permanenten Einbußen. Und: Jeden Vierten stressen unsere analogen manuellen Kostensysteme emotional. André Reimers, Pleo

 
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