Drei Irrtümer und falsche Erwartungen gefährden den RPA-Erfolg

Bereits seit geraumer Zeit gibt es einen regelrechten Hype um RPA (Robotic Process Automation). Etliche Unternehmen implementieren derzeit Lösungen, der RPA-Erfolg bleibt aber vielfach aus. Ursachen dafür sind laut Pegasystems falsche Erwartungen und grundlegende Fehleinschätzungen. Ein Blick auf konkrete Projekte zeigt, dass oft langwierige Implementierungen, nicht funktionierende Robots und erhebliche Deltas zwischen den ursprünglichen Zielen und Endergebnissen zu beklagen sind.

Die versprochenen Vorteile wie einfache, schnelle Bereitstellung und Entlastung der Mitarbeiter von Routinetätigkeiten konnten oft nicht erreicht werden. Ein Grund dafür sind drei häufig anzutreffende Fehleinschätzungen zu RPA, die eine erfolgreiche Einführung und Nutzung beeinträchtigen oder sogar verhindern.

Irrtum 1: RPA ist einfach umsetzbar und schnell nutzbar

Die gängigste Fehleinschätzung ist, dass Unternehmen vom Erwerb einer RPA-Lösung und der kurzen Schulung der Mitarbeiter einen sofortigen Return-on-Investment erwarten. Die Konzeption und Umsetzung von nachhaltigen Automatisierungen, die in umfassende Geschäftsprozesse und Systeme eingebunden sind, sind jedoch komplizierte und aufwändige Prozesse. In einer Pega-Umfrage erklärten 53% der befragten Unternehmen in Deutschland, dass RPA schwieriger einzuführen sei als ursprünglich erwartet.

Die Gründe sind offensichtlich: Bei den meisten wichtigen Geschäftsprozessen sind immer auch verschiedenste menschliche Aktivitäten zu berücksichtigten. Viele von ihnen sind nicht dokumentiert, sodass eine unmittelbare und schnelle Automatisierung dieser Arbeiten nicht möglich ist. Auch die Anwendungsvielfalt erschwert die durchgängige Automatisierung: von individuellen Benutzeroberflächen bis hin zu Anwendungen von Drittanbietern, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen.

Zudem müssen Aspekte wie Governance, Sicherheit, Compliance oder Hardware-Anforderungen beachtet werden. Auch sie sind kritisch für den RPA-Erfolg und vielfach eine unterschätzte zeitliche Komponente bei der Umsetzung.

Insgesamt ist die RPA-Einführung also nicht so einfach, wie vielfach propagiert wird. Eine enge Zusammenarbeit von Fachabteilungen und IT ist unerlässlich, um die konkreten Herausforderungen zu erkennen, die richtigen Anwendungsfälle zu identifizieren und letztlich diejenigen Initiativen zu ergreifen, die RPA-Erfolg versprechen.

Irrtum 2: RPA braucht keinen agilen Ansatz

Traditionelle Unattended RPA ist generell nicht sehr agil. Es mag vielleicht einige einfache Aufgaben geben, die damit in agiler Art und Weise automatisiert werden können, aber für Quick-Wins ist die Kombination von Attended RPA – etwa Bots, die den Mitarbeiter am Desktop in Echtzeit unterstützen – und Unattended RPA der agilste Weg für eine Implementierung.

Pegasystems hat festgestellt, dass der Erfolg dieses agilen Ansatzes mit Attended RPA ein ideales Sprungbrett für den kontinuierlichen sowie iterativen Aufbau und die Skalierung eines RPA-Programms darstellt. In der Regel können so erste Projekte innerhalb von sechs bis zwölf Wochen durchgeführt werden. Jede Iteration einer weiteren Aufgabenautomation ist dann typischerweise in ein- bis zweiwöchigen Zyklen umsetzbar. In einem konkreten Fall skalierte ein Anwender mit dieser Vorgehensweise im ersten Jahr auf bis zu 35.000 Attended-RPA-Bots.

Irrtum 3: RPA ist eine Automatisierungsplattform

RPA darf nicht als die Lösung schlechthin für intelligente Automatisierung betrachtet werden, sie ist lediglich ein kleiner Teil des Puzzles. Für die Automatisierung und Reduzierung der Komplexität umfassender Prozesse, die sich über interne und externe Systeme, maschinelle und menschliche Arbeiten, maßgeschneiderte Software sowie Systeme und Anwendungen von Drittanbietern erstrecken, sind RPA-Lösungen nicht entwickelt worden. Dafür gibt es iBPMS (intelligente Business Process Management Software)-Plattformen.

RPA ist hingegen ideal geeignet für die Automatisierung von Arbeiten, die drei Bedingungen erfüllen: hohes Volumen, geringe Komplexität und Regelbasiertheit. In aller Regel erkennen Unternehmen sehr schnell, dass es weit weniger Tätigkeiten gibt, die alle drei Kriterien erfüllen, als sie ursprünglich dachten. Nur dann kann sich RPA-Erfolg einstellen.

Die Vermeidung der genannten Fehler ist ein erster Schritt für eine erfolgreiche RPA-Nutzung. Wichtig ist die Erkenntnis, dass RPA eine eigenständige Technologie ist, die sich durch die Automatisierung von regelbasierten Aufgaben mit hohem Volumen und geringer Komplexität auszeichnet. RPA-Tools funktionieren dann am besten, wenn sie umfassendere Automatisierungslösungen ergänzen, das heißt Plattformen für die digitale Prozessautomatisierung und für das intelligente Business Process Management. Sie wurden entwickelt, um komplexe Unternehmensprozesse zu orchestrieren und zu rationalisieren. Und RPA-Implementierungen können hier einen Teilbereich abdecken.“

Jörg Richter, Head of Solutions Sales Consulting bei Pegasystems

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