Closed-Loop: KI & Hardware optimieren Bar­geld­manage­ment – KEBA / Diebold-Nixdorf-Doppelinterview (Teil 2)

Im zweiten Teil des In­ter­views be­leuch­ten Ced­ric Heinl, Pro­dukt­ma­na­ger bei KE­BA im Be­reich Ban­king Au­to­ma­ti­on und Se­bas­ti­an Kol­ter, ver­ant­wort­lich bei Die­bold Nix­dorf als Se­ni­or Di­rec­tor Ban­king, die un­ge­nutz­ten Po­ten­zia­le und tech­no­lo­gi­schen An­sät­ze beim au­to­ma­ti­sier­ten Bar­geld­­ma­nage­ment in Ban­ken und im Han­del. Ced­ric Heinl be­tont, dass die grö­ß­ten Ef­fi­zi­enz­he­bel durch op­ti­mier­te Pro­zes­se und ei­ne in­tel­li­gen­te Stand­ort­steue­rung ent­ste­hen, da wie­der­ver­wend­ba­res Bar­geld di­rekt vor Ort im Kreis­lauf bleibt. Se­bas­ti­an Kol­ter er­gänzt, dass die Re­cy­cling­quo­ten in Ban­ken auf­grund schwan­ken­der Ge­wer­be­kun­den­ein­zah­lun­gen vo­la­til sind, wäh­rend der Han­del von enor­men Vor­tei­len wie re­du­zier­ten Ab­gleich­feh­lern, mi­ni­mier­ten Schwund­ri­si­ken und ei­ner prä­zi­sen Bar­geld­trans­pa­renz in Echt­zeit profitiert.

von Dunja Koelwel

Herr Heinl, Herr Kolter, sowohl Diebold Nixdorf als auch KEBA setzen stark auf Cash-(Re)cycling-Systeme (TCRs/ATMs). Wie viel Effizienz­potenzial lässt sich in einer Bankfiliale oder im Handel heute noch realisieren, wenn der Bargeldkreislauf komplett geschlossen und automatisiert wird?

Cedric Heinl: Ein geschlossener und automatisierter Bargeldkreislauf bietet vor allem dort erhebliche Effizienzpotenziale, wo Bargeldprozesse noch personalintensiv, transportabhängig oder durch manuelle Abstimmungen geprägt sind. Der größte Hebel liegt dabei nicht allein in der Recyclingtechnologie, sondern vor allem in der Optimierung der zugrunde liegenden Prozesse.

Wiederverwendbares Bargeld bleibt im Kreislauf und wird direkt für Auszahlungen genutzt. Das Recycling vor Ort erhöht die Verfügbarkeit von Bargeld und reduziert die Anzahl von Nachbestellungen sowie die Bestückung und Entleerung von Geldkassetten deutlich. Gleichzeitig werden Mitarbeitende von zeitaufwendigen Routinetätigkeiten entlastet und können sich stärker auf die Kundenberatung konzentrieren.

Praxisbeispiele zeigen klare Vorteile: In kleineren Bankfilialen sinkt der Aufwand für Entleerung, Prüfung und Befüllung von Bargeldsystemen spürbar.“

Zugleich werden kosten- und zeitintensive Bargeldtransporte sowie Nachbestellungen deutlich reduziert. Das senkt Betriebskosten und verringert durch weniger Werttransporte und Servicefahrten auch die CO₂-Emissionen.

Durch konsequente Self-Service-Strategien lässt sich bei Ein- und Auszahlungen ein hoher Automatisierungsgrad erreichen. Für Banken und Handel bedeutet das: Das Effizienzpotenzial ist noch lange nicht ausgeschöpft. Der Fokus verlagert sich jedoch zunehmend von der Hardware auf eine intelligente Prozess-, Standort- und Bargeldsteuerung.

Besonders groß ist das Potenzial an Standorten mit hohen Einzahlungsvolumina, einem ausgewogenen Verhältnis von Ein- und Auszahlungen, hohen Kosten für Wertdienstleister sowie begrenzten Personalressourcen.

Sebastian Kolpert: Das tatsächliche Effizienzpotenzial zu beziffern, finde ich schwierig, da es von zahlreichen Variablen abhängt – unter anderem davon, wie genau ein „geschlossener Bargeldkreislauf“ definiert wird.

Ein entscheidender Faktor für erfolgreiches Cash Recycling bei Finanzinstituten ist die Anzahl der Kunden, die regelmäßig Einzahlungen tätigen.“

Dazu zählen insbesondere Gewerbekunden, die den Banken allerdings nicht an jedem Standort in ausreichender Zahl zur Verfügung stehen. Auch lassen sich an verschiedenen Standorten wie auch im Saisonverlauf enorme Schwankungen feststellen, welche sich auf die Recyclingquote auswirken. Letztere kann daher sehr unterschiedlich ausfallen – sowohl von Filiale zu Filiale als auch innerhalb eines Jahres.

Im Handel dagegen kann ein vollständig geschlossener und automatisierter Bargeldkreislauf im Bargeldmanagement durchaus ein enormes Effizienzpotential heben – selbst in etablierten Umgebungen. Mit dem Wegfall der manuellen Bargeldabwicklung können das Schwundrisiko und Abgleichfehler reduziert werden. Das sorgt für präzisere Bargeldbestände auf Filialebene in Echtzeit und eine bessere Bargeldtransparenz im gesamten Filialnetz, was wiederum intelligentere Prognosen erlaubt.

Die Kosten für Werttransporte und Logistik steigen kontinuierlich. Wie helfen Ihre Hard- und Softwarelösungen den Banken und Händlern dabei, die Abholintervalle zu minimieren und die Liquiditätsplanung in den Geräten dynamisch zu steuern?

Cedric Heinl: Cash Recycling reduziert Werttransportintervalle, indem eingezahlte und als umlauffähig geprüfte Banknoten direkt wieder für Auszahlungen genutzt werden. Dadurch sinken Befüllungs- und Entleerungsfahrten deutlich. Die Grundlage dafür schaffen moderne Cash-Recycling-Systeme mit Banknotenprüfung, sicherer Zwischenspeicherung, Multi-Denomination-Fähigkeit und hoher Verfügbarkeit.

Der eigentliche Optimierungshebel liegt jedoch in der intelligenten Steuerung. Standortprofile, Kassettenfüllstände, Notenstückelungen sowie erwartete Ein- und Auszahlungsvolumina werden mit Softwaretools kontinuierlich analysiert, um dynamische Befüllungs- und Entleerungsstrategien abzuleiten.

Ziel ist nicht, „möglichst viel Bargeld im Automaten zu haben“, sondern die richtige Liquidität am richtigen Standort zur richtigen Zeit bereitzustellen.“

Unsere Softwarelösungen schaffen Transparenz über die tatsächlichen Bargeldströme und ermöglichen eine datenbasierte Optimierung der Bargeldversorgung. Auf Basis realer Nutzungsdaten lassen sich Kassettenkonfigurationen standortspezifisch anpassen, Bargeldbestände optimieren und Abholzeitpunkte gezielt steuern. Dadurch können Service- und Werttransportintervalle verlängert, ungeplante Anfahrten reduziert und die Geräteverfügbarkeit erhöht werden. Gleichzeitig lassen sich bestehende Annahmen zur optimalen Bestückung überprüfen und anhand der tatsächlichen Nutzungsmuster eines Standorts gezielt anpassen.

Sebastian Kolter: Ein besonderer Vorteil für Finanzinstitute im Bargeldmanagement ergibt sich durch unser neues Cash Recyclingsystem DN Series 2x0V. Es trägt gezielt zur Optimierung bei, da es sich flexibel den Kunden- und Filialbedürfnissen anpassen kann. In Kombination mit unseren Beratungsansätzen für SB-Optimierung und -Konfiguration balancieren wir ebenfalls durch eine intelligente Denominations- und Kassettenkombination gezielt die Nachfrage nach Bargeld und die Befüllung der Systeme aus.

Bargeldmanagement betrifft nicht mehr nur Banken. Große Einzelhändler investieren massiv in Backoffice-Sicherungssysteme. Wie unterscheidet sich die technologische Herangehensweise bei der Bargeldverarbeitung im Retail-Bereich im Vergleich zum klassischen Banking-Sektor?

Sebastian Kolter: Im Bankenumfeld ist ein Großteil der Backoffice-Tätigkeiten für das Bargeld inzwischen an CITs beziehungsweise Werttransportunternehmen ausgelagert. Dabei wird das Bargeld von den Dienstleistern direkt in die Systeme eingebracht. Viele Banken setzen zudem auf sogenannte Kasse-Ersatzlösungen, die klassische Aus- und Einzahltransaktionen auf SB-Systeme verlagern. Dadurch ist gerade in kleineren Filialen kaum noch Bargeld vor Ort vorhanden, was die Notwendigkeit für eine aufwendige Backoffice-Absicherung praktisch entfallen lässt.

Im Gegensatz dazu sind im Handel im Bargeldmanagement weiterhin zahlreiche manuelle Kassen im Einsatz, wodurch deutlich mehr Bargeld im Backoffice nachbearbeitet und gesichert werden muss. Ergänzend zu den mittlerweile weit verbreiteten SB-Kassen, die heute schon mit Recyclingsystemen arbeiten, sofern Bargeldzahlung im SB-Bereich angeboten wird, sehen wir aber einen Trend zur Automatisierung des Bargeldhandlings auch an den bedienten Kassen. Treibende Faktoren sind die Minimierung des Schwund- sowie Sicherheitsrisikos als auch die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität vor allem in Zeiten akuten Personalmangels. Anstatt die Kassen jeden Morgen ein- und abends wieder auszuzählen oder etwa Wechselgeld durch die Filiale zu transportieren, können sie so mehr Zeit in den Kundenservice sowie weitere wertstiftende Filialtätigkeiten investieren.

 Die Zukunft der Filiale & Physische Präsenz im Bargeldmanagement

In vielen Regionen dünnt das Filialnetz aus, während der Bedarf an Bargeldversorgung (insbesondere im ländlichen Raum) bestehen bleibt. Welche flexiblen oder modularen SB-Konzepte (z. B. Outdoor-Kioske, White-Label-Automaten) bieten Sie an, um die Infrastruktur bezahlbar aufrechtzuerhalten?

Cedric Heinl: KEBA unterstützt Banken dabei, die Bargeldversorgung trotz Filialrückgang wirtschaftlich aufrechtzuerhalten. Dafür bieten wir flexible Self-Service-Konzepte für Filialen, SB-Standorte und ländliche Regionen.

Ein zentraler Baustein sind unsere outdoorfähigen Cash Recycler, die Ein- und Auszahlungen rund um die Uhr ermöglichen. Durch Cash Recycling werden eingezahlte Banknoten direkt wieder ausgegeben, wodurch Bargeldlogistik und Betriebskosten deutlich reduziert werden.

Sebastian Kolter: Man muss zuerst festhalten, dass der unterschiedliche Bedarf nicht nur zwischen Stadt und Land, sondern auch von Ost nach West und Nord nach Süd zu erkennen ist. Die Bargeldnutzung hängt neben soziodemografischen vor allem auch an wirtschaftlichen Faktoren der Bürger. Darüber hinaus muss man Filiale und SB klar voneinander trennen. Beides entwickelt sich immer weiter unabhängig voneinander. Im Übrigen ist der Rückgang der SB-Automaten in Deutschland sehr viel schwächer als der Rückgang der Filialen ausgefallen. Daher gibt es kein Allgemeinrezept. Diebold Nixdorf bietet Beratungsleistungen an, um Nachfrage und Bedarf nach Bargeld zu messen und regelmäßig zu justieren. Im Rahmen dieser analytischen Erkenntnisse können dann unterschiedliche Standortkonzepte mit mehr oder weniger SB-Angebot abgeleitet werden.

Bei der betriebswirtschaftlichen Betrachtung warnen wir, nur auf die einseitige reine Kostenbetrachtung von Bargeld und SB zu schauen.“

Ein SB-System hat eine messbare Nutzenfunktion über das eigentliche Ein- und Auszahlen hinaus. Als Stichworte seien hier direkte und indirekte Provisionseinnahmen, Kundenbindung und Werbebotschafter erwähnt.

Im Kontext unserer Standortkonzepte setzen wir auf flexible, modulare Ansätze. Besonders hervorheben möchte ich hier unsere Pavillon-Lösungen und Nachnutzungskonzepte für bestehende Filialen. Diese Ansätze ermöglichen es Banken, trotz Schließungen von klassischen Filialen weiterhin die Erreichbarkeit für ihre Kunden sicherzustellen.

Der Trend geht im Bargeldmanagement hin zu Smart Branches oder vollautomatisierten Micro-Filialen. Welche Rolle spielen Ihre Systeme dort, wenn kein Personal mehr vor Ort ist, um Störungen zu beheben oder Kundensupport bei der Bargeldeinzahlung zu leisten?

Sebastian Kolter: Unsere Systeme spielen gerade in diesen modernen Filialkonzepten eine entscheidende Rolle. Da kein Personal mehr vor Ort ist, um Störungen direkt zu beheben oder Kundensupport bei Bargeldeinzahlungen zu leisten, haben wir die Recyclingsysteme kontinuierlich weiterentwickelt. Inzwischen erreichen wir eine technische Verfügbarkeit von über 98 Prozent. Sollte dennoch einmal ein Serviceeinsatz notwendig sein, übernimmt dies in der Regel ein externer Dienstleister, der über Störungsmeldungen informiert wird und schnell reagieren kann.

Die Einbindung des Bankpersonals ist daher bei diesen Prozessen eher gering. Stattdessen liegt unser Fokus darauf, die Systeme so selbsterklärend und benutzerfreundlich zu gestalten, dass Kunden problemlos und eigenständig ihre Transaktionen durchführen können. ngen und trägt maßgeblich zum Erfolg vollautomatisierter Filialen bei.

Cedric Heinl: Gerade in Smart Branches oder vollautomatisierten Micro-Filialen spielt ein zuverlässiges Service- und Supportkonzept eine zentrale Rolle. Nach dem Prinzip Design4all sind unsere Systeme deshalb von Grund auf so konzipiert, dass sie möglichst selbsterklärend, wartungsarm und einfach zu bedienen sind – sowohl für Bankunden als auch für Betreiber und Servicepartner.

Darüber hinaus können die Geräte über zentrale Monitoring-Systeme überwacht. Dadurch werden Statusmeldungen angezeigt und Warnungen oder Störungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen eingeleitet – etwa durch die Bank, ein Rechenzentrum oder autorisierte Servicepartner. Viele operative Themen wie Cash-Management oder Verbrauchsmaterialien werden so bereits heute proaktiv organisiert.

Im Störungsfall unterstützen wir unsere Kunden mit einem mehrstufigen Servicekonzept: von der telefonischen Erstdiagnose über Remote-Unterstützung bis hin zum Einsatz von Technikern vor Ort. Gleichzeitig entwickeln wir unsere digitalen Service- und Assistenzlösungen kontinuierlich weiter – beispielsweise durch interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in Zukunft auch durch QR-Code-basierte Wissensdatenbanken oder visuelle Remote-Support-Tools.

Herr Heinl, Herr Kolter, vielen Dank für da Gespräch! dk

Hinweis: Den ersten Teil des doppel-Interviews finden Sie hier.