Helaba Invest automatisiert mit KI den Rechnungseingang

Die Helaba Invest Kapitalanlagegesellschaft automatisiert mit einem KI-Tool den Eingang von Rechnungen, die verschiedene Marktakteure den einzelnen Investmentfonds in Rechnung stellen. Dabei setzt die Gesellschaft auf Intelligent Document Processing (IDP) und die KI-Expertise der PTA IT-Beratung. Das IT-Finanzmagazin hat sich das Projekt näher angesehen.

Bei IDP handelt es sich um eine Technologie, die mit trainierten Algorithmen arbeitet und mittels derer sich sowohl digitale Dokumente als auch eingescannte Papierdokumente verarbeiten lassen. Möglich wird dies, indem IDP KI-Technologien wie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) nutzt. IDP ist dadurch in der Lage, menschliche Fähigkeiten wie das Identifizieren, Verarbeiten und Kategorisieren eingehender Dokumente nachzuahmen.

Expertise der KI-Profis hoch im Kurs

Im Zuge der Automatisierung des Rechnungseingangs und der damit verbundenen Prüfung, Verarbeitung und Zuordnung von Massendaten wie Rechnungsdatum, Beträgen sowie Währungen setzt Helaba Invest auf die cloudbasierte KI-Technologie Intelligent Document Processing (IDP). Für die Umsetzung, kontinuierliche Weiterentwicklung sowie den sicheren Betrieb der Cloud-Lösung in deutschen Google-Rechenzentren sind die IT- und KI-Profis der PTA IT-Beratung (Website) in Mannheim verantwortlich. Mittels IDP verarbeitet die Helaba Invest Eingangsrechnungen, identifiziert alle relevanten Rechnungs-Daten, extrahiert, organisiert und klassifiziert diese und überträgt sie schließlich in die dafür vorgesehenen Backoffice-Systeme zur Weiterverarbeitung und Archivierung.

Der Mehrwert für Helaba Invest: Agilität – Effizienz – Qualität

Mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung legt Helaba Invest einen Grundstein für schlanke und effiziente digitale Prozessabläufe in der gesamten Unternehmensorganisation.

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels entlastet Helaba Invest mit dem Einsatz von IDP ihre Mitarbeitenden, da eine manuelle Prüfung von Massendaten in Form eingehender Rechnungen entfällt.”

Zwei gewichtige Vorteile, die Helaba Invest durch die intelligente digitale Verarbeitung ihrer Eingangsrechnungen hebt, sind der Zeitgewinn durch effiziente und schlanke Prozesse sowie die Transparenz und durchgängige Kontrolle innerhalb eines jeden digitalen Rechnungslaufes. „Die meiste Zeit sparen wir mit dem Einsatz von IDP, indem wir einen schlanken, klar definierten Rechnungsworkflow etablieren“, weiß Katerin Beck, Gruppenleiterin F&S und Gebührenmanagement bei der Helaba Invest, zu schätzen.  „Die Rechnungsverarbeitung und Datenextrahierung mittels KI erfolgt schneller und verursacht weniger Kosten. Durch die Prozesstransparenz und unseren digitalen Workflow können wir parallel alle zuständigen Mitarbeiter mit den erforderlichen Rechnungsdaten versorgen.“

Digitalisierung geht einher mit Entwicklung

Mit der automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung ist die Leistungsfähigkeit der von PTA bereitgestellten und gehosteten KI-Lösung aus der Cloud jedoch nicht ausgeschöpft. Die KI-Experten aus Mannheim entwickeln die komplexe Infrastruktur, die der IDP-Lösung zugrunde liegt, kontinuierlich weiter.

Entwicklungen wie Large Language Models greifen die Programmierer auf, um KI-Szenarien zu optimieren.”

Auf der Grundlage dieser Modelle lernt die KI künftig nicht nur Kontext, leitet daraus Absichten ab und wird eigenständig kreativ sein – sie lässt sich darüber hinaus auch für die unterschiedlichsten Prozessabläufe anlernen.

Helaba Invest punktet mit automatisierter Rechnungsverarbeitung

In den meisten Fällen ist eine manuelle Dokumentenverarbeitung zeitintensiv und bindet viele Personalressourcen. Mit dem Einsatz der KI-Lösung IDP entfällt dieser Aufwand bei der Helaba Invest komplett.

IDP liest und analysiert eingehende Rechnungen, ordnet diese zu und konvertiert sie in strukturierte Daten.”

Auf diese Weise kann Helaba Invest manuelle Prozesse automatisieren und mit Unterstützung der KI-Lösung die betriebliche Effizienz steigern sowie erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen erzielen. Überzeugend ist dabei die Genauigkeit der gewonnenen Massendaten: Indem IDP Machine Learning mit menschlicher Validierung kombiniert, erhalten die Verantwortlichen präzise Rechnungsdaten, mit denen der Rechnungsworkflow beschleunigt und zudem schlanker wird. Durch schnellere Verarbeitungszeiten großer Datenmengen verbessert Helaba Invest ihre Produktivität. Das steigert nicht nur die Servicequalität, sondern sorgt darüber hinaus für einen Zugewinn an Agilität, da sich die cloudbasierte IDP-Lösung schnell und einfach skalieren lässt.

Die Helaba Invest Kapitalanlagegesellschaft wurde im Jahr 1991 als hundertprozentige Tochtergesellschaft der Helaba Landesbank Hessen-Thüringen (Helaba) gegründet. Seit der Gründung hat sich die Helaba Invest von einem spezialisierten Anbieter von Investmentlösungen für Sparkassen zu einer Kapitalverwaltungsgesellschaft und Asset Manager in Deutschland entwickelt. Zu den Kunden zählen Unternehmen, Versicherungen, Pensionskassen, Stiftungen und große Vermögensverwalter.

dk