Prozess-Optimierung im Kautions-Management: Auch kleine Schritte lohnen sich!

Ein praktikabler und erfolgversprechender Ansatz in Richtung einer digitalen Transformation liegt in der Optimierung der grundlegendsten Prozesse. Das gilt auch für als wenig digital empfundene Sektoren wie die Immobilienbranche. Die LEG Immobilien SE hat dies, neben vielen anderen Initiativen, auch in einer spannenden Nische erprobt und realisiert: den Kautionszahlungen.

von Dr. Mirko Ebbers, Corporate Development and Innovation Management der LEG Immobilien SE

Die Immobilienbranche spürt den Transformationsdruck von zwei Seiten. Einerseits hinsichtlich der Optimierung von Prozessen, andererseits hinsichtlich der Service-Erwartungen der Kunden. Die fortschreitende Digitalisierung anderer Branchen und damit einhergehende Veränderungen des Konsumverhaltens erhöhen auch die Erwartungen der Mieter an die Wohnungswirtschaft. Die LEG hat in effizienteren Prozessen frühzeitig das Potenzial für innovative Services gesehen – auch dort, wo sonst keiner so genau hinschaut. Zu diesen Nischen gehört das für Mieter und Vermieter gleichsam herausfordernde Thema Kautionen. Hier arbeiten wir bereits seit Anfang der 2010er-Jahre an der Prozessoptimierung.

Bei den großen Bestandshaltern in der Wohnungswirtschaft ist das Sammelmietkautionsverfahren der Standard, es wird von rund 70 Prozent der Unternehmen genutzt.”

Seit 2014 ist bei der LEG Immobilien SE, damals als Pilotkunde an der Realisierung beteiligt, das von der Aareal Bank und SAP entwickelte Einzelmietkautionsverfahren „BK01 Kautionen Management“ im Einsatz. Es trat damals an die Stelle des Sammelmietkautionsverfahrens und ist als Anwendung nahtlos in das SAP-System integriert. Die Kautionen wickelt die LEG seither damit ab. Dem Prozess zugrunde liegen den Vertragsnummern individuell zuordenbare Unterkonten, wodurch der gesamte Prozess des Kautionsmanagements sehr effizient ablaufen kann. Das Anlegen der Kautionskonten erfolgt dabei direkt aus dem ERP-System der LEG.

So können wir die in der Einzelkontoführung notwendige Bekanntgabe des Treugebers der Kaution automatisch durchführen.”

Wesentlicher Pluspunkt ist, dass die Bank uns Prozesse wie Zinsberechnung und Zinsmitteilung an den Kautionsgeber abnimmt. Jedes Unterkonto bekommt seine Zinsgutschrift automatisch und erhält seine eigene Steuerbescheinigung. Diesen Schritt mussten wir vor dem Einsatz vom BK01 Einzelmietkautionsverfahren eigenständig durchführen und dabei die ermittelte Zinsgutschrift zunächst noch nach Zinstagen verteilen und einbuchen. In jedem Fall sparen sich unsere Mieter den Gang zur Bank mit Eröffnung eines Kontos, Verpfändung und Abgabe bei uns als Sicherungsnehmer, der dieses dann zu verwahren hätte.

Die komplett digitalisierte Kautionsverwaltung als Zielsetzung

Während für viele kleinere Wohnungsunternehmen Mietkautionsverwaltung noch immer gleichbedeutend mit feuerfesten Geldschränken voller Sparbücher ist, waren wir mit den positiven Erfahrungen der BK01-Lösung mit automatisierten Abläufen und rein elektronischer Verwahrung sowie Bereitstellung der Kontoinformation bereit, in Sachen Kautionsmanagement noch einen Schritt weiter zu gehen. Den Schlüssel dazu bietet die Kautionsbürgschaft, die an Stelle der Barkaution tritt.

Dabei mussten intern durchaus einige Vorbehalte ausgeräumt werden.”

Für ein etabliertes Unternehmen aus der Immobilienbranche stellt eine vollständig digital abgebildete Bürgschaft an Stelle einer Bürgschaftsurkunde oder eines Sparbuchs durchaus eine größere Prozessveränderung dar, die nicht so mir nichts, dir nichts durchgewunken wird. Die langjährige Partnerschaft mit der Aareal Bank bot hier den notwendigen Vertrauensbonus, der die Zustimmung zum gemeinsamen Pilotprojekt möglich machte. Zusagen von plusForta und der R+V Versicherung, dass eine belastbare Abbildung im SAP-System möglich ist, war für uns wesentliche Voraussetzung, um auf eine gedruckte, physische, fälschungssichere Urkunde zu verzichten.

Ziel des Pilotprojekts war die Einführung einer systemintegrativen Anbindung von Kautionsbürgschaften.”

Für die Durchführung haben wir ein Projektteam aus Experten der Aareal Bank Gruppe, der SAP sowie internen Experten unseres zuständigen Fachbereichs und unserer IT gebildet. Vonseiten der Aareal Bank Gruppe brachten insbesondere Experten aus zwei Tochtergesellschaften ihr Know-how ein: plusForta als Experte für Kautionsbürgschaften und die First Financial Solutions als Experte für integrierten Zahlungsverkehr.

Bei Anbietern von Kautionsbürgschaften lag der Fokus bislang auf der Nachfrageseite. Argumente für die Mieter, insbesondere innerhalb unseres Segments „Bezahlbares Wohnen“, sind unter anderem das Schonen der Liquidität, eine mögliche Beitragsfreistellung bei unverschuldeter Arbeitslosigkeit und der schnelle Zugang zur Wohnung. Entsprechend sehen wir ein vermieterseitiges Angebot der Kautionsbürgschaft als Differenzierungsmerkmal im Markt. Nach Innen liegen die Vorteile in der vollständigen Integration in das ERP-System, in einem vollständig digitalisierbaren Prozess der Kundenkommunikation und der Kautionsverwaltung.

Automation und geringe Fehlerquote heben Prozessoptimierungspotenzial und verbessern die Mitarbeiterzufriedenheit ebenso wie die der Kunden. Es müssen keine weiteren Urkunden manuell geprüft und sortiert, keine Bürgschaften bei Auszug mehr herausgesucht werden. Die Nachricht über die Auflösung der Kaution geht automatisch und umgehend an den Kunden. So wird einiges, was zuvor Frustrationspotenzial barg, beiseite geräumt. Darüber hinaus wird beim Bürgschaftsantrag automatisch eine Bonitätsprüfung des Mieters vorgenommen. Die Mietsicherheit steht sodann sofort zur Verfügung und erfolgt nicht durch Ratenzahlung. Auch der Prozess einer gegebenenfalls notwendigen Schadensabwicklung läuft mit der die Bürgschaft stellenden Versicherung effizienter als bei einer Auseinandersetzung mit dem Mieter:

Der Bürge übernimmt für berechtigte Schäden die Haftung für den Mieter.”

Zu den Herausforderungen bei der Implementierung des Piloten gehörte die Tatsache, dass die LEG jeweils eigene Systeme für die Vermietung und für die Bestandsführung einsetzt. Die Schnittstelle zwischen beiden Systemen deckte die Kautionsverarbeitung bislang nicht ab. Beispielsweise müssen wir für die Erweiterung nun auch eine Datenschutzfreigabe beim Interessenten zur Weiterverarbeitung des Kautionswunsches im Vermietungstool einholen. Probleme und Fehler haben wir mit allen Beteiligten in Teams-Calls besprochen und identifiziert. Die Fehlerbehebung erfolgte so meist sehr schnell.

Fazit – Zwei Hürden sind zu nehmen

Der Transformationsprozess ist mit zwei Hürden verknüpft: Erstens, einer psychologischen: Es müssen Widerstände innerhalb der Organisation überwunden werden, um etablierte Prozesse zu verändern. Zweitens, einer technischen:

Die Implementation kann mit Aufwand verbunden sein, der sich erst mit wachsendem Bestand auszahlt.”

Beide Hürden haben wir gemeistert und konnten so zusammen mit unseren Partnern eine weitere gute, digitale Lösung für ein besonderes Kundenanliegen erarbeiten.Dr. Mirko Ebbers, LEG