Digitalversicherer Andsafe ist seit drei Jahren mit seinem DMS erfolgreich in der Cloud

Versicherer und InsurTech der Provinzial Andsafe setzt seit drei Jahren auf ein cloudbasiertes Dokumenten­management­system des deutschen Anbieters D.velop. Bei der Einführung standen Anforderungen an Datenschutz und Compliance-Regeln des Sektors im Fokus. Der Anwenderbericht von Lead IT Architect Andreas Falk.

von Andreas Falk, Andsafe

Der Versicherer Andsafe (Website) wurde als Corporate Start-up des Provinzial-Konzerns in Münster gegründet und verfolgt ein rein digitales Geschäftsmodell. Aktuell besteht das Team aus 62 Mitarbeitern, von denen etwa zwei Drittel im technisch-konzeptionellen Bereich arbeiten. Andsafe bietet derzeit Policen für Betriebshaftpflicht, Vermögens­schaden­haftpflicht und Sachinhalt im gewerblichen Bereich sowie Privathaftpflicht, Hausrat, Tierhalterhaftplicht, Fahrrad- und Reiseversicherungen im Privatkundenbereich an. Weitere Produkte, um das Portfolio für die beiden Zielgruppen abzurunden, sind in Planung.

Doppelte Herausforderung

Zunächst standen bei Andsafe die Skalierung des Geschäfts und die Einführung neuer Produkte im Vordergrund. Dokumentenmanagement war dagegen zu Beginn noch keine Priorität. Doch schon bald zeigten sich erste Herausforderungen.

Das bisherige DMS war den betrieblichen Anforderungen des volldigitalen Geschäftsmodells nicht mehr gewachsen. Es war teuer im Betrieb und nicht für die Cloud geeignet.”

Außerdem gestaltete sich das Auffinden von Dokumenten schwierig und das System war langsam. Vor allem für die Einführung deutlich mengenintensiverer Privatversicherungen suchte Andsafe daher eine Alternative. Diese sollte eine Cloud-Lösung sein, die an die bestehenden Portale von Andsafe angebunden ist.

Eine weitere Herausforderung war:

Bei der Einführung eines Nachfolgers mussten strenge Compliance-Vorgaben beachtet werden, was bei Cloud-Angeboten mitunter schwierig werden kann.”

Andsafe unterliegt den „Versicherungs­auf­sichts­rechtlichen Anforderungen an die IT“, kurz VAIT, der BaFin. Daneben muss das Unternehmen noch weitere Auflagen der Finanzaufsicht sowie die allgemeinen europäischen Datenschutzbestimmungen beachten. Dadurch können Transformationsprojekte im Versicherungsumfeld sehr komplex werden und lange dauern. Im schlimmsten Fall könnte die BaFin gegen ein vorgeschlagenes Konzept ihr Veto einlegen, sollte dieses Mängel aufweisen.

Lösung: konfigurierbares Cloud-DMS aus Deutschland

Bei der Suche nach einem Anbieter, der sowohl die fachlichen als auch die regulatorischen Anforderungen des europäischen Marktes abdecken kann, fiel die Wahl auf D.velop (Website). Der Spezialist für Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen hatte in seinem Produkt viele allgemeingültige Anforderungen der Versicherungsbranche aus den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz bereits fertig umgesetzt. Individuelle Bedürfnisse in den Bereichen Ablagestruktur, Metadaten und Zugriffsberechtigungen konnten Experten von Andsafe später im Prozess per API einfach selbst konfigurieren.

Trotz der hohen Anforderungen erfolgte die Umstellung auf das neue DMS letztlich in vergleichsweise kurzer Zeit: Vom Erstkontakt bis zum Projektabschluss vergingen lediglich zehn Monate und die eigentliche Umsetzung dauerte nur vier Monate.”

Alle Beteiligten waren dabei mit der Zusammenarbeit zufrieden. Kleinere Probleme sind bei solchen komplexen Projekten natürlich nicht auszuschließen, doch D.velop-Experten waren immer ansprechbar und kümmerten sich zeitnah und lösungsorientiert um die Behebung. Zum Projektfortschritt trug auch positiv bei, dass Experten aus Fachabteilungen aktiv einbezogen wurden und auftauchende Fragen in einem wöchentlichen Jour Fixe mit D.velop direkt geklärt werden konnten.

Durch den Umgang mit Finanz- und Krankheitsdaten ergeben sich bei uns hohe Anforderungen an den Datenschutz und auch bei Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit müssen wir Standards erfüllen, damit unseren Kunden im Schadenfall auch direkt geholfen werden kann. D.velop ist dabei immer offen für Anforderungen, die sich in unserem stark regulierten Umfeld ergeben und versteht, dass wir manche Themen einfach umsetzen müssen und nicht wegdiskutieren können. Diese Bretter zu bohren ist bei Anbietern ohne Kenntnis des deutschen Marktes oft schwieriger und langwieriger.“

Sascha Körver, Head of IT bei Andsafe

Kooperation über DMS hinaus

Für die möglichst effiziente Abwicklung seines digitalen Versicherungsgeschäfts verfolgt Andsafe eine Automate-Everything-Philosophie. Getreu dieses Ansatzes gab sich das Unternehmen nicht mit der DMS-Einführung zufrieden, sondern initiierte auch noch Folgeprojekte. Dazu gehörte eine zusätzliche Schnittstelle für die einfache Archivierung eingehender E-Mails. Anschließend erfolgte gemeinsam mit dem D.velop-Partner Alphaflow der Aufbau einer internen Vertragsverwaltung inklusive Rechnungsprüfungs- und Rechnungsfreigabeprozess.

Doch auch darüber hinaus ist noch vieles möglich, ist sich Körver sicher:

Im Bereich digitaler Zahlungsmethoden sehen wir noch großes Potenzial und der Trend zur KI-unterstützen Bearbeitung von Kundenanliegen wird auch weiterhin anhalten. Mit intelligenteren Chatbots und generativer KI werden wir zukünftig die Schadensaufnahme vermutlich noch weiter vereinfachen.“

Sascha Körver, Head of IT bei AndsafeAndreas