Schatten-IT: Unzufriedenheit mit Collaboration-Tools treibt Anwender zu Dropbox & co

Private Chat- SMS- und Conferencing-Tools in einer Bank oder bei einem Versicherer: Undenkbar? Leider nicht. Alfresco hat eine Studie vorgestellt, die Erfahrungen, Herausforderungen und Trends rund um Collaboration und die dafür genutzten Technologien mit konkreten Zahlen hinterlegt. Ein Ergebnis: Die Schatten-IT bei Collaboration-Tools feiert auch in der Finanzwirtschaft fröhliche Urständ. Der Grund: Unzufriedenheit mit den bereitgestellten Tools.

Die Alfresco-Studie “COLLABORATION TRENDS AND TECHNOLOGY”(PDF, kostenlos) zeigt, dass 94 Prozent der Mitarbeiter die Zusammenarbeit mit anderen für sehr wichtig halten und 83 Prozent dafür auch entsprechende Software nutzen. 59 Prozent der Befragten sind allerdings mit den Tools, die ihr Arbeitgeber bereitstellt, äußerst unzufrieden. Insbesondere junge Arbeitnehmer im Alter zwischen 22 und 35 führen an, dass sie deshalb bewusst auf andere Software zurückgreifen. Dabei handelt es sich vielfach um einfache Tools, die sie auch privat nutzen. Diese sind jedoch von der Unternehmens-IT meist nicht zur geschäftlichen Nutzung freigeben. Die befragten Personen hatten dabei sehr geringe Bedenken in Bezug auf mögliche Sicherheitsrisiken.

Je jünger, desto anfälliger

Die Unzufriedenheit mit der vom Arbeitgeber betriebenen Collaboration-Software ist unter den 22-bis 35-jährigen, die die Studie unter der Bezeichnung „Millenials“ zusammenfasst, besonders ausgeprägt:

71 Prozent der Millenials haben Schwierigkeiten mit den Tools, die ihnen ihr Arbeitgeber bereitstellt. Unter den über 50-jährigen, den sogenannten Babyboomern, sind dies nur 45 Prozent.
47 Prozent der Millenials nutzen am liebsten Chat- und SMS-Tools für die Zusammenarbeit. Die Babyboomer halten diese Werkzeuge dagegen für die uneffektivsten.
47 Prozent der Millenials führen Besprechungen lieber online als sich persönlich zu treffen. Der Anteil der Babyboomer, die Online-Meetings einem Treffen vorziehen, liegt lediglich bei 26 Prozent.

Immer mehr Mitarbeiter – je jünger um so mehr – greifen auf Tools aus dem Privatbereich zurück, um mit anderen berufliche Informationen auszutauschen. Dies gilt auch, wenn sie mit Personen außerhalb ihres Unternehmens kommunizieren. Dabei spielt es für sie keine Rolle, ob der Arbeitgeber die Verwendung dieser Tools erlaubt hat. Daraus ergeben sich massive Sicherheitsrisiken für die Unternehmen, die von den Mitarbeitern offenbar ignoriert werden.

51 Prozent der Mitarbeiter nutzen für geschäftliche E-Mails auch ihren privaten E-Mail-Account.
51 Prozent tauschen geschäftliche Dokumente über öffentlich zugängliche Plattformen aus, die eigentlich für private Inhalte gedacht sind.
Nur 38 Prozent (!) beachten durchwegs Sicherheitsaspekte in der Online-Zusammenarbeit mit anderen.

Die Studie wurde unter „Knowlegde Workern“ in Großbritannien und Nord Amerika durchgeführt. Sämtliche Studienteilnehmer gaben an, dass sie mehr als 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für die Online-Zusammenarbeit nutzen.

Die Ergebnisse der Studie können sie hier als PDF herunterladen.aj