Wie Search-BI hilft, wenn das Berichtswesen ausufert
ThoughtSpot
Bei vielen Finanzdienstleistern ist das Berichtswesen ausgeufert. Dabei ist der klassische Report nicht immer das adäquateste Medium zur Lösung von Geschäftsproblemen. Neue Ansätze wie KI-basierte Search-BI können da effizienter sein. Drei Kriterien können Finanzdienstleistern dabei helfen zu entscheiden, wann ein Report nötig ist und wann sich andere Lösungen wie Search-BI anbieten.
von Christian Werling, Informatiker und Regional Director D-A-CH ThoughtSpot
Wenn es darum geht, Antworten auf Geschäftsfragen zu bekommen, fragen die meisten Geschäftsnutzer nach Information in Form von Berichten oder Dashboards. Und das zu Recht. Beide Formate haben sich als effiziente Tools im Umgang mit numerischen Daten bewiesen.Es ist allerdings nicht ungewöhnlich, dass das Berichtswesen in vielen Finanzdienstleistungsunternehmen ausufert. Allerdings werden viele Berichte kaum oder gar nicht genutzt.
Wird die Richtigkeit der Daten in einem Bericht angezweifelt, endet dies meist damit, dass ein neuer, „besserer“ Bericht bei der IT-Abteilung bestellt wird.”
Je nach Komplexität können dann Tage oder Wochen ins Land gehen, sodass wenn er endlich auf dem Schreibtisch liegt, dieser „bessere“ Bericht bereits wieder veraltet ist und ein neuer angefordert wird. Eine Endlosschleife.
Analyse zum Selbstzweck oder zur Lösung von Geschäftsproblemen – oder verzichten?
Wir sollten nicht vergessen, dass Berichte und Dashboards nur ein Mittel zur Darstellung von Daten sind und es vor allem darauf ankommen sollte, ob sie helfen, ein Geschäftsproblem zu lösen.
Echte Wertschöpfung kann nur dann gelingen, wenn die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Reporting als solches ist dafür nicht unbedingt notwendig.
Obwohl das offensichtlich ist, wird die Anforderung eines Berichts nur selten in Frage gestellt. Die folgenden drei Kriterien können dabei helfen zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist, ob man besser auf andere Formate setzt oder ob man getrost auf ihn verzichten kann: der Zeitwert einer Information, die Einmaligkeit einer Fragestellung und wo die Information gebraucht wird.
1. Der Zeitwert von Information
Macht es Sinn, einen Report zu erstellen, wenn die darin enthaltene Information bald wertlos sein wird? Die Antwort lautet fast immer: Nein, denn der Wert einer Information kann sich im Laufe der Zeit verringern.
Christian Werling, Informatiker, ist Regional Director D-A-CH bei ThoughtSpot. Er hat über 15 Jahre Erfahrung im Bereich Unternehmenssoftware und zuletzt mehrere Startup-Unternehmen bei ihrem starken Wachstum unterstützt. Darunter unter anderem QLIK, Questback, BlueYonder und Treasury Intelligence Solutions, die jeweils mittlerweile führend in den jeweiligen Disziplinen sind. Big Data und Analytics sind dabei stets im Fokus gewesen. Christian Werling startete seine IT Karriere 2002 beim globalen IT Lösungsanbieter Hewlett Packard.Bei einer Kreditanstalt, die Kreditscores, Immobilienstandorte und Zinssätze überwacht, verringert sich der Wert nicht, wenn diese Information in regelmäßigen Intervallen überprüft wird. Tägliche oder monatliche Berichte oder Dashboards sind für dieses Szenario ideale Tools.
Aber nehmen wir einmal den Fall einer Wertpapierfirma. Unerwarteterweise hatte sich Großbritannien für den Brexit entschieden und 2019 wird es passieren. Das Unternehmen muss jetzt sofort wissen, inwieweit es von britischen Wertpapieren abhängt. In diesem Fall ist es nicht so wichtig, dass ein Report oder Dashboard erstellt wird, da die Antwort auf diese Frage einen abnehmenden Wert hat. Vielmehr geht es darum, die Information so schnell wie möglich in einer ausreichenden ad hoc Darstellung den Entscheidungsträgern zukommen zu lassen.
Search-BI hilft, wenn man schnelle Antworten braucht
Search-BI, die auf eine relationale Suche setzt, kann hier weiterhelfen. Anders als bei der Objektsuche benötigen relationale Suchmaschinen keine BI-Teams, die Berichte oder Dashboards vorfertigen. Die Suchmaschine berechnet die Antworten in Echtzeit. Dazu betrachtet die relationale Suche deterministisch jede Eingabe und berechnet eine einzelne, präzise Antwort basierend auf jedem getippten Buchstaben. Sobald die Search-BI-Lösung das Universum möglicher Fragen, die zu den Daten gestellt werden können, beschränkt hat, nutzt es eine massiv parallele, in-memory Berechnungs-Engine, um in Sekundenschnelle Millionen von Abfragen vorzunehmen und relevante Erkenntnisse aus Milliarden von Datenkombinationen verschiedenster Quellen zu gewinnen.
In einem nächsten Schritt werden die Ergebnisse aus den Abfragen mithilfe einer Reihe integrierter Algorithmen zur Erkenntnisermittlung verarbeitet. Diese Algorithmen helfen dabei, Anomalien und Ausreißer aufzudecken, die Beziehungen zwischen Messwerten, die vorher unbekannt waren, zu identifizieren oder Auf- oder Abwärtstrends in ungenauen Daten zu finden. Sie können sogar eine vollständige Datenreihe analysieren oder die Unterschiede zwischen zwei Datenpunkten im Detail klären.
Auf diese Weise kann die Wertpapierfirma die Abhängigkeit von britischen Wertpapieren in Echtzeit herausfinden, ohne das erst die IT-Abteilung zeitaufwändig Reporte erstellen muss.
2. Die Einmaligkeit einer Fragestellung
Auch die Wahrscheinlichkeit, wie oft die gleiche Fragestellung relevant sein wird, gibt einen guten Maßstab dafür, ob es sich lohnt, einen Report zu erstellen, oder nicht.
Eine Leasinggesellschaft verfügt zum Beispiel über verschiedene Finanzierungsmodelle, viele Niederlassungen, noch mehr Leasingobjekte und Tausende von Kunden. Geht man von möglichen Schnittpunkten an jedem Punkt aus, kommen da sehr viele Permutationen zusammen. Jetzt müsste man noch eine Zeitdimension und mehr als eine Messung dazunehmen. Keine Gesellschaft würde versuchen, einen Report für jeden potenziellen Schnittpunkt aufzusetzen. Aber Anfragen an die IT-Abteilung wird es viele geben.
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In diesem Szenario, in dem die Mitarbeiter der Leasinggesellschaft der gleichen Frage mit geringfügigen Abweichungen nachgehen müssen, sind fest definierte Berichte nicht ideal. Für die IT-Abteilung oder die Datenanalysten ist es unpraktisch, drei verschiedene Berichte zu definieren, damit der Gebietsleiter herausfinden kann, für welches Objekt mit welchem Finanzierungsmodell in welcher Niederlassung am Montag, Mittwoch und Freitag die meisten Verträge abgeschlossen wurden.
Nutzungsbasierte Ranking-Algorithmen finden die passenden Daten
Search-basierte BI-Lösungen wären auch in diesem Fall eine bessere Alternative. Sie verwenden nutzungsbasierte Ranking-Algorithmen des maschinellen Lernens, die ähnlich wie Googles PageRank, ermitteln, wie gut die betreffenden Inhalte zu den Suchbegriffen und den Gewohnheiten/Vorlieben des Nutzers passen.
Basierend auf den Mustern des Suchverlaufs, des Nutzerprofils und den Datenmerkmalen werden die Ergebnisse rangmäßig nach Priorität geordnet. Jedes Mal, wenn ein Anwender Daten sucht und analysiert, lernt das Modell, was wichtig ist, und kann daher immer besser die relevantesten Ergebnisse finden, wird also intelligenter.
Für die Anwender unserer Leasinggesellschaft wäre die Lösung ideal, weil sie jede mögliche Permutation abfragen können und der Algorithmus ihnen auch immer bessere Suchvorschläge machen kann.
3. Wo wird die Information gebraucht?
Wo sitzt der Mitarbeiter, der nach bestimmten Informationen fragt, und was macht er genau? Sitzt er im Büro und geht seine E-Mails durch, in einem Call-Center, wo er verschiedene Kunden unterstützt, oder ist er im Außendienst tätig?
Fürs Büro eignet sich eine Reporting-Lösung bestens. Im Call-Center, wo die Mitarbeiter kontinuierlich auf Kundenanfragen reagieren müssen, haben sie zu wenig Zeit dafür und wären mit „Push“-Mitteilungen, wie sie moderne BI-Lösungen bieten, besser bedient. Diese Mitteilungen führen den Callcenter-Mitarbeiter aktiv zu Auffälligkeiten in den Daten, sodass dieser sich auf seine Kernarbeit konzentrieren kann und trotzdem bessere, da datenbasierte Entscheidungen treffen kann. Ein Außendienstmitarbeiter hingegen braucht akkurate Antworten auf einfache Fragen, zum Beispiel über aktuelle Produkte und Kosten, die ad hoc auf dem Smartphone oder dem Tablet angezeigt werden können.
Fazit: Die Art und Weise, wie wir arbeiten, wandelt sich kontinuierlich
Das Gleiche sollte auch für die Art und Weise gelten, wie wir Business Intelligence konsumieren. Nicht für jedes Problem ist der klassisches Bericht die richtige Lösung. Search-BI und Push-Mitteilungen sind für viele Szenarien die bessere Alternative.
Das Reporting sollte nicht zum Selbstzweck verkommen, sondern den Finanzdienstleistern Mehrwert bringen. Es ist also an der Zeit, das Berichtswesen kritisch zu überprüfen.”aj
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