STRATEGIE2. Juli 2018

RPA: 5 Dinge, die Sie tun müssen, damit das Robotic-Process-Automation-Projekt garantiert scheitert!

Peter Gißmann, Geschäftsführer Almato und RPA-Spezialist
Peter Gißmann, Geschäftsführer Almato (ein Unternehmen der Datagroup)Almato

Wenn es um RPA (Robotic Process Automation) geht, gibt es stets viele Fragen: Wie funktioniert die Technologie? Wie groß ist die Zeitersparnis durch den Einsatz? Wie steht es um den Return on Investment? Doch trotz all der Fragen im Vorfeld scheitern viele Erst-RPA-Projekte. Warum? Weil nicht immer die richtigen Fragen gestellt werden! Hier die fünf Dinge, die Sie unbedingt tun müssen, damit RPA bei Ihnen scheitert (oder die sie lassen sollten, damit das Desaster ausbleibt).

von Peter Gißmann, Geschäftsführer Almato (Unternehmen der Datagroup)

Kaum ein Medium berichtet zurzeit nicht über Robotic Process Automation, kurz RPA. Doch je mehr Menschen einen Begriff nutzen, desto mehr nutzt er sich ab. Eine ungenaue Wortwahl kann dabei den Blick auf den „richtigen“ Einsatz einer Technologie verstellen.

RPA, auch unattended automation, bezeichnet vollautomatisierte Lösungen, die der Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen dienen. Hierbei arbeitet Software einen Prozess genauso ab, wie es ein Mensch tun würde.“

Die Interaktion mit dem Menschen wird hierbei idealerweise auf ein Minimum reduziert. In der Regel handelt es sich dabei um monotone Arbeiten, etwa wenn Daten von einem System ins andere kopiert werden müssen oder wenn eine Mail automatisch über einen Buchungsvorgang informieren soll.

1. Der falsche Prozess

Ausgangspunkt für das erste wichtige „Do“ des Scheiterns: Der falsche Prozess. Der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projektes ist die Wahl des falschen Prozesses.

‚Falsch‘ heißt hier zu komplex. ‚Falsch‘ heißt zu speziell.“

Wer RPA erfolgreich einführen möchte, wählt einen einfachen Prozess, idealerweise einen mit hohem Volumen, der möglichst viele Mitarbeiter betrifft (s. Kasten „Der richtige Prozess“). Hierdurch kann das Team Erfahrung mit RPA sammeln und die Mitarbeiter erleben die spürbare Entlastung durch die Software. Erst wenn ein Team solche Erfahrungen gesammelt hat, sollte es sich komplexeren Prozessen zuwenden. Übrigens: Bevor es darum geht, einen Prozess zu automatisieren, sollte er optimiert werden. Frei nach dem berühmten und drastischen Zitat von Thorsten Dirks als Präsident der Bitkom, beim IT-Gipfel 2015:

Wenn ein Prozess, in dem der Wurm drinsteckt, automatisiert wird, erhält das Unternehmen einen automatisierten wurmstichigen Prozess.“

Checkliste für den richtigen RPA-Prozess
Wie findet ein Unternehmen den richtigen Prozess für den RPA-Einstieg? Diese Checkliste hilft:

1. Die Daten sollten möglichst digital vorliegen.
2. Die Daten sind strukturiert: „Organisation geht vor Automatisierung“!
3. Text-/zahlenbasierte Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als bildbasierte.
4. Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser für den Einstieg.
5. Der Prozess läuft stabil.
6. Hohes Volumen des Prozesses.
7. Wenn der Prozess fehleranfällig ist, kann RPA seine Stärken besser ausspielen!
8. Für den Einstieg: Je einfacher ein Prozess, desto eher stellt sich der Erfolg ein.

2. Zu wenig interne Ressourcen

Und schon ist das zweite „Do“ des Scheiterns aufgetaucht: Zu wenig interne Ressourcen. Automatisierungen folgen in den meisten Unternehmen einer Strategie. Eine Strategie sollte mit einem Team verfolgt werden, das Informationen bündelt und RPA über Geschäftseinheiten hinweg durchführt. Oder in der Sprache des Scheiterns:

Kleine Gruppen ohne Informationsaustausch über Learnings sind dazu verurteilt, die Fehler der anderen zu wiederholen.“

3. Keine Automatisierungsstrategie

Klang da nicht schon das dritte „Do“ an? Denn die Gretchenfrage an jedes Unternehmen: Wie steht es mit einer langfristigen …

… Automatisierungsstrategie? Wer keine hat, fährt nicht zwingend das RPA-Projekt sofort an die Wand, aber auf Dauer zeigen sich ganz klar die Vorteile einer solchen Strategie.“

Denn sobald etwas gut funktioniert, finden sich neue Anwendungsmöglichkeiten wie von selbst. Das gilt auch für die Robotic Process Automation. Mit einer richtigen Strategie kann das Team abwägen, welche Prozesse zu priorisieren sind. Wer strategisch vorgeht, „verzichtet“ freilich auf „Do’s“ des Scheiterns wie doppelte Arbeit oder Automatisierungschaos.

4. Hauseigene IT nicht einbeziehen

Apropos Chaos: Ein „Do“ des Scheiterns für jedes IT-Projekt ist es, die hauseigene IT nicht mit einzubeziehen.“

Ein Vorteil von RPA ist es, dass es von der Fachabteilung angestoßen werden kann. Eine automatisierte Schatten-IT sollte aber nicht das Ziel sein. Auch wenn das Projekt von der Fachabteilung gesteuert wird: Bei der Implementierung von RPA gibt es einige Punkte, bei denen die Unterstützung der IT-Abteilung notwendig ist oder zumindest sehr hilfreich sein kann. Dazu gehören u.a. die Architektur der Lösung, die Bereitstellung der entsprechenden Ressourcen, Applikationslizenzen, Informationen über Release-Wechsel der Anwendungen, die die Roboter bedienen und grundlegende Sicherheitsfragen.

5. Unzureichende Mitarbeiter-Kommunikation

Das fünfte Do des Scheiterns betrifft die Kommunikation mit den Mitarbeitern. Wer sich aus strategischer Sicht mit RPA beschäftigt, ist von den Möglichkeiten oft begeistert. Dabei darf aber eines nicht aus den Augen verloren werden:

RPA wird hierzulande bisher häufig negativ wahrgenommen. Schnell lautet das Vorurteil: „Roboter nehmen Arbeitsplätze weg.“

Um diesen Vorurteilen entgegenzutreten, gilt es die Vorteile – vor allen Dingen in der Entlastung von monotonen Arbeiten – zu betonen. Hier zeigt sich auch, wie wichtig es ist, von Anfang an den richtigen Prozess für den Einstieg in ein RPA-Projekt zu finden: hohes Volumen, einfache, monotone (und dadurch unbeliebte) Arbeit, in die viele Mitarbeiter involviert sind.

Fazit – RPA bringt etwas, aber Sie brauchen einen Partner

Bei der Implementierung eines RPA-Projektes sind viele Fallstricke zu beachten. De facto braucht es weit mehr als nur die entsprechende Technologie, damit ein Projekt erfolgreich wird. Wer die „Fünf Do’s des Scheiterns“ vermeidet, hat die Aussichten auf einen erfolgreichen Einstieg deutlich verbessert. Und wer sich darüber hinaus für die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen RPA-Partner entscheidet, dürfte auch die restlichen Klippen sicher umschiffen.

 
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