RPA-Anleitung: In acht kleinen Schritten zur Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen – also RPA – ist ein ganz praktischer Ansatzpunkt für den digitalen Wandel. Another Monday (Website) möchte dabei eine einfache Hilfestellung geben und nennt acht Tipps, die zeigen, worauf beim Start ins RPA-Abenteuer zu achten ist.

von Hans Martens, Another Monday

1. Auf die Skalierbarkeit kommt es an

Zu Beginn der RPA-Einführung sollte bedacht werden, dass alle Implementierungsschritte innerhalb der RPA-Lösung erfolgen und so ein Höchstmaß an Skalierbarkeit ermöglichen. Die einzelnen Schritte sind hierbei eine Machbarkeitsanalyse, Analyse, Development, Test und Go Live.

2. Am Anfang steht die Machbarkeitsanalyse

Im Zuge der Machbarkeitsanalyse wird geklärt, ob sich ein Prozess durch RPA automatisieren lässt. Zudem lassen sich Vorteile bestätigen und mögliche Probleme identifizieren. Jedoch ist es essentiell, klare Automatisierungsziele festzulegen und geeignete Prozesse zu identifizieren. Ein Leuchtturmprozess, also ein erster bestimmender Pilotprozess, gibt die Richtung für spätere intelligente Skalierungsmaßnahmen vor. Voraussetzung für das Herausfiltern des richtigen Prozesses ist ein ausgefeiltes Process Mining. Werden Data-Mining-Algorithmen auf registrierte oder aufgezeichnete Daten in den so genannten Event Logs von Systemen angewendet, lassen sich Muster erkennen, um mögliche Schwachpunkte in der Prozesskette herauszuarbeiten. Damit das RPA-Projekt eine gute Basis erhält, muss ein Unternehmen zudem alle verwendeten Bestandssysteme genau kennen.

Weitere Voraussetzung erfolgreicher RPA-Starts sind Projektbefürworter, also RPA-Botschafter im Unternehmen, die helfen, ein überzeugendes Pilot- und Geschäftsszenario zu definieren.”

3. Umfassende Analyse bestimmt nachhaltigen RPA-Erfolg

Die nun folgende Analysephase ist die wichtigste Etappe der Automatisierungsreise, denn Qualität, Stabilität und Automatisierungserfolg basieren auf einer detailliert durchgeführten Prozessanalyse. Dies ist besonders wichtig, da jeder Prozesspfad abgebildet werden muss, um möglichen Aussteuerungsgründen, beispielsweise Windows-Updates, vorzubeugen. Erst wenn alle relevanten Prozessvarianten erfasst und ein Konzept zur Ausnahmebehandlung definiert wurde, wird die Prozessautomatisierung nachhaltig erfolgreich.

4. Eigenständige RPA-Projekte wagen, bei Bedarf Unterstützung erfragen

Da die Prozessautomatisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt, sind RPA-Entwickler heiß begehrt.”

Bei guten RPA-Systemen ist die Ansicht in die Analysten- und eine Entwickleransicht aufgeteilt. Beide sollten intuitiv und einfach zu bedienen seien. Im zweiten Schritt wird diese Logik mit weiteren Automatisierungsinformationen verdichtet.

Mit einem gewissen Prozessverständnis und einer Portion Neugier kann jeder die Software-Roboter entwickeln.”

Experten sollten nur bei besonders komplexen Entwicklungsschritten eingesetzt werden. Dies erhöht die Geschwindigkeit der Automatisierung und trägt wesentlich zu einer effektiven Ressourcenallokation bei.

5. Tests zur Qualitätsabsicherung

Um den reibungslosen Betrieb der Software-Roboter zu gewährleisten, sind während des gesamten Automatisierungsprozesses mehrere Quality Gates erforderlich. Die letzten beiden Quality Gates sind ein Entwicklungstest auf der Testumgebung, gefolgt von einem Implementierungstest auf dem Produktivsystem.

6. Software-Roboter vielseitig einsetzbar

Um das Beste aus den digitalen Mitarbeitern herauszuholen, hat sich Another Monday für eine Pull-Logik entschieden: Sobald ein Roboter seine Aufgabe erledigt hat, kontaktiert er den AM Conductor, um nach mehr Arbeit zu fragen. Da alle Software-Roboter vielseitig ausgebildet sind, können sie an jedem Prozess arbeiten, der bisher automatisiert wurde.

7. Virtuelle Mitarbeiter verlässlich managen und kontrollieren

Das wichtigste Tool nach dem Produktivstart ist eine zentrale Steuereinheit zur Verwaltung, Überwachung und Verbesserung der virtuellen Mitarbeiter. Anwender können Warnmeldungen einstellen, Prioritäten setzen, Berichte erstellen und spezielle Aufgaben einem bestimmten Client zuweisen. Je mehr Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden, desto wichtiger werden Orchestrierung und Gesamtkontrolle.

8. Einfache Wartung, problemlose Erweiterungen

Innerhalb weniger Tage können die ersten Software-Roboter mit ihrer Arbeit beginnen. Die Infrastruktur besteht lediglich aus einem Datenserver, einem Fileshare und dem Client – dem Computer, auf dem das Bot läuft. Auch Skalierung ist kein Problem. So können Unternehmen komplexe Prozesse schnell skalieren und Änderungen vornehmen.aj